Confirmar y preparar un pedido en línea

Antes de empaquetar o enviar, revisa cada pedido: confirma que el pago está en orden y que sí tienes la mercancía física. Así evitas mandar algo que no cobraste o que ya no está en existencia. Esta página te guía paso a paso, desde que abres la Orden de Venta hasta que la dejas lista para entregar.

Antes de empezar

Importante: Nunca prepares ni envíes un pedido que siga con el pago pendiente. Espera a que el pago aparezca como confirmado (ver "Pagos en línea"). La única excepción es "pagar al recoger", donde el cliente paga en el mostrador cuando llega.

Ten a la mano el pedido en la lista de Órdenes de Venta. Si no lo encuentras, filtra por tipo de orden Shopping Cart (carrito de compras) para ver solo los pedidos de la tienda en línea (ver "Cómo entran los pedidos de la tienda en línea y dónde verlos").

Paso a paso

Abre la Orden de Venta del pedido (busca Orden de Venta en tu sistema y ábrela desde la lista).
Revisa el estado del pago. El dato que manda es el que muestra el seguimiento de tu tienda en línea: "Pago confirmado", "Pago pendiente" o "Pagas al recoger". Ese indicador lo pone tu tienda y tu conector de pagos, no es un campo estándar de ERPNext, así que su nombre exacto en pantalla depende de tu configuración; confírmalo con tu tienda.
- Si el pago está confirmado, puedes continuar.
- Si dice pendiente (OXXO o SPEI), espera a que el cliente pague.
Revisa la lista de productos y cantidades del pedido.
Ve al almacén y confirma físicamente que tienes cada producto en la cantidad pedida.
Revisa si el pedido es para recoger en tienda o para envío a domicilio, y anota la dirección si aplica.

[captura] Sección de datos de entrega en la Orden de Venta.
Si todo está bien, confirma la orden. En ERPNext, confirmar una Orden de Venta que está en Borrador se hace con Enviar (Submit): la orden pasa de borrador a confirmada y ya se puede preparar la entrega (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-order). Algunas tiendas dejan la orden ya confirmada en automático cuando el pago pasa; si la tuya lo hace así, este paso ya viene hecho. Confírmalo con tu configuración.
Prepara y empaqueta la mercancía.

Registrar la salida de la mercancía (Nota de entrega)

Cuando la mercancía sale de tu almacén, se registra con una Nota de entrega (Delivery Note). Ese documento descuenta el inventario y deja constancia de lo que salió (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/delivery-note).

Desde la Orden de Venta ya confirmada, usa Crear > Nota de entrega (Create > Delivery Note).
Revisa que el almacén de origen y las cantidades sean los correctos.
Enviar (Submit) la Nota de entrega para que se descuente el inventario.

Nota: Si no puedes surtir todo de una vez, puedes entregar por partes. ERPNext permite el surtido parcial: para las líneas que salen de tu almacén, fijas el almacén de origen y creas una Nota de entrega por cada lote que sale (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/partial-fulfilment-of-sales-order). Cada entrega parcial va bajando lo que queda pendiente en el pedido.

Si falta stock

Si al ir al almacén descubres que no tienes una pieza que sí aparece en el pedido, no lo envíes incompleto sin avisar.
Contacta al cliente (por WhatsApp o teléfono con los datos del pedido) para ofrecerle esperar, cambiar el producto o cancelar esa parte.
Si hay que cancelar o devolver dinero, ve a la página "Cancelaciones y reembolsos de pedidos en línea".

Nota: Como el sistema revisa el inventario al momento de pagar, es raro que falte stock. Pero si vendiste la misma pieza en el mostrador casi al mismo tiempo, puede pasar. Confirmar físicamente evita sorpresas.

Siguiente paso

Una vez confirmado y preparado, si el pedido es para envío, continúa con "Generar guía de envío y dar seguimiento". Si es para recoger en tienda, deja el paquete apartado y espera a que el cliente pase por él.

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