Devoluciones y cancelaciones

Cancelar y devolver son cosas distintas:

• Cancelar una venta es descartar el carrito antes de cobrar. Todavía no se registró ni se cobró nada.
• Una devolución es cuando el cliente regresa un producto de una venta que ya se cobró (o ya se emitió como factura) y hay que reintegrarle su dinero o dejárselo como saldo a favor.

Esta diferencia importa porque una venta ya finalizada no se «borra»: en ERPNext una factura enviada permanece en el historial y la corrección se hace con una Nota de crédito (la devolución), que conserva el rastro de auditoría. Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-return

Cancelar una venta (antes de cobrar)

1. Con productos en el carrito, presiona Cancelar Venta.

2. El sistema te pide confirmar. Elige Sí, cancelar venta para vaciar el carrito, o cierra el aviso si te arrepentiste.

   [captura: ventana de confirmación con el botón «Sí, cancelar venta»]

Nota: Cancelar solo limpia la pantalla actual. No afecta ventas ya cobradas ni toca inventario, porque nada se había registrado todavía.

Concepto: devolución = Nota de crédito

En el mostrador procesas la devolución con unos cuantos toques, pero por debajo Doco crea una Nota de crédito (una factura de venta marcada como Is Return, ligada a la venta original con Return Against). Vale la pena conocer qué hace, porque explica el comportamiento de la pantalla:

• Se parte siempre de la venta original: eso conserva el vínculo con la compra, recupera los artículos y sus precios, y actualiza correctamente las cantidades devueltas (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-return).
• Las cantidades se cargan en negativo; para una devolución parcial reduces la magnitud (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-return).
• La Nota de crédito revierte la cuenta por cobrar, el ingreso y el impuesto correspondientes. Si además regresa mercancía física al inventario, se hace con la opción de actualizar existencias (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/credit-note).

Hacer una devolución (venta ya cobrada)

Requisito: tu caja debe tener las devoluciones habilitadas (Allow Return en el Perfil de POS). Si el botón no aparece, tu tienda no lo tiene activado.

1. Presiona Devolución de Ventas. Se abre la ventana Seleccionar Factura de Devolución.

   [captura: ventana «Seleccionar Factura de Devolución» con campos de búsqueda]

2. Busca la venta original con cualquiera de estos datos:

   • ID de factura (el folio del ticket)
   • Rango de fechas (usa el selector de fecha para ventas más viejas)
   • Nombre del Cliente, ID del cliente, Número de móvil o Tax ID (RFC)
   • Monto mínimo o máximo

3. Presiona Buscar. Aparecen las facturas que coinciden.

   Nota: Usa Limpiar para borrar todos los filtros y empezar de cero. Si hay muchos resultados, usa Cargar Más Facturas al final de la lista.

4. Toca la factura correcta para seleccionarla y presiona Seleccionar.

   Advertencia: Si la factura muestra la etiqueta roja Ventana de devolución pasada, es porque ya venció el plazo para devolver esa compra. Ese plazo lo fija tu caja: cuando el Perfil de POS tiene activada la validez de devolución (Enable Return Validity), la venta solo se puede devolver dentro de los días de validez configurados (Return Validity Days). Pasado ese plazo, la devolución requiere autorización de un encargado — confirma con tu configuración si en tu tienda se puede aceptar de todos modos.

5. El sistema carga los productos de esa venta en negativo (cantidades en rojo). Ajusta las cantidades si el cliente solo devuelve algunos productos (para una devolución parcial, reduce la cantidad de cada renglón).

6. Presiona PAGAR para procesar el reembolso. En la pantalla de cobro decides cómo se devuelve el dinero:

   • Reembolso en efectivo/tarjeta: deja el importe en el método por el que se devuelve. (Por debajo, esto corresponde a un pago de salida contra la Nota de crédito — referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/credit-note.)
   • Dejar como saldo a favor: activa ¿Guardar como crédito?. En lugar de dar dinero, se abona al saldo del cliente para su próxima compra.

   Nota: Si la venta original no estaba pagada (era a crédito), el sistema deja solo la opción ¿Guardar como crédito?, para no entregar efectivo que nunca se cobró. Esto coincide con la regla oficial: en una venta impaga, la devolución se salda con la Nota de crédito, sin pago de salida (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-return).

7. Presiona Enviar o Enviar e Imprimir para terminar la devolución y darle su comprobante al cliente.

Devolución sin factura

Si tu caja lo permite, verás el botón Devolver sin Factura dentro de la ventana de búsqueda. Úsalo solo cuando no exista el ticket original.

Importante: Devolver sin Factura depende del permiso Allow Return Without Invoice del Perfil de POS. Si no lo ves, tu tienda no lo tiene habilitado. Una devolución sin factura no queda ligada a una venta original, así que úsala con criterio y solo cuando esté autorizada.

¿Reembolso, saldo a favor o cancelar la factura?

Cuando la venta ya se emitió, tienes tres caminos. La regla es la de ERPNext:

La documentación oficial es explícita: cancela la factura original únicamente cuando toda la transacción deba revertirse y tus reglas contables/fiscales lo permitan; usa una Nota de crédito cuando la factura deba permanecer en el rastro de auditoría o cuando solo se devuelve una parte (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-return). En México, donde la factura puede estar timbrada, casi siempre la vía correcta es la devolución (Nota de crédito), no la cancelación — confirma el criterio con tu contador.

Qué pasa con el inventario y las cuentas

• La devolución con reingreso de mercancía regresa la existencia al almacén y reduce la cuenta por cobrar y el ingreso por el monto devuelto (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/credit-note).
• Si el producto no regresa al inventario (por ejemplo, vino dañado), la devolución se hace sin actualizar existencias; confirma el criterio con tu encargado.
• El saldo a favor queda como un crédito del cliente que se puede usar en una compra posterior o reembolsar después (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/credit-note).

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