Historial y saldo del cliente

Aquí ves todo lo que un cliente ha comprado y cuánto te debe. Úsalo antes de darle crédito, cuando viene a abonar, o para aclarar una duda de una compra anterior.

En ERPNext el saldo de un cliente no se guarda como un número suelto: sale de restar sus pagos a sus facturas dentro de la cuenta por cobrar. Aunque todos los clientes compartan la misma cuenta contable de Deudores (Accounts Receivable), el sistema separa el saldo de cada uno usando la referencia de la parte (el cliente) y del comprobante en cada movimiento del libro mayor (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/common-receivable-account). Por eso puedes consultar el saldo de un solo cliente sin que se mezcle con el de los demás.

Ver el historial de un cliente

1. Abre el buscador y escribe Cliente (Customer). Entra al cliente que buscas.
2. En la parte de abajo del cliente verás el panel de conexiones (Connections): cotizaciones, facturas, pagos y devoluciones ligadas a ese cliente.
3. Da clic en cualquiera (por ejemplo una Factura de venta, Sales Invoice) para abrir el detalle de esa compra.

[captura: ficha del cliente con el panel de conexiones mostrando facturas y pagos]

Ver cuánto te debe (saldo)

El reporte base para esto es Cuentas por cobrar (Accounts Receivable). Muestra lo que cada cliente debe, desde cuándo se venció y cuánto tiempo lleva sin pagarse; es el punto de partida para la cobranza y para planear el flujo de efectivo (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/accounts-receivables).

1. Abre el buscador y escribe Cuentas por cobrar (Accounts Receivable). En el Desk vive en Cuentas > Estados contables > Cuentas por cobrar (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/accounting-reports).
2. Filtra por el Cliente que te interesa.
3. La columna de Pendiente / Saldo (Outstanding) te dice cuánto debe, y el análisis de antigüedad (aging) reparte ese saldo según el tiempo que lleva vencido (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/accounting-reports).

Si en vez del detalle factura por factura quieres una sola línea por cliente —para una junta de cobranza o para ver la exposición total— usa Resumen de cuentas por cobrar (Accounts Receivable Summary); regresa al reporte detallado antes de actuar, para ubicar los comprobantes exactos (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/accounts-receivables). Y si quieres ver el saldo junto al límite de crédito, el reporte Saldo de crédito del cliente (Customer Credit Balance) muestra límite, pendiente y crédito disponible por cliente (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/accounting-reports).

Nota: un saldo en cero significa que el cliente está al corriente. Un saldo mayor a cero es lo que aún debe.

Enviar el estado de cuenta

Cuando el cliente pide "su estado de cuenta", ERPNext arma un PDF por cliente con su saldo inicial, cada factura y pago del periodo y, si lo activas, el resumen de antigüedad, con la herramienta Estado de cuenta (Process Statement of Accounts) (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/process-statement-of-accounts).

Cómo baja el saldo cuando cobras

Cada cobro se registra como un Pago recibido (Receive Payment Entry) aplicado a la factura. Contablemente entra al banco o a la caja y baja la cuenta por cobrar: no vuelve a registrar el ingreso —eso ya lo hizo la factura—, solo mueve el saldo de "por cobrar" a "cobrado" (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/selling-cycle-ledger-impact). Por eso, en cuanto aplicas el abono, el pendiente del cliente baja solo.

Cobrar un abono (pagos pendientes)

Si tu tienda usa la app móvil Mercado, tienes una lista lista para cobrar:

1. Abre Mercado y entra a Pagos (Pagos pendientes).
2. Verás las ventas con saldo mayor a cero. Puedes filtrar por cliente, antigüedad o monto.
3. Toca la venta para ver su plan de pago, aceptar un abono parcial e imprimir el recibo.

Importante: siempre confirma el saldo actual antes de recibir un abono. Cobra lo que marca el sistema, no de memoria.

Regla de Doco: no des crédito nuevo a un cliente con saldo vencido sin autorización de tu gerente. El reporte de Cuentas por cobrar te dice de un vistazo quién trae atraso; revísalo antes de volver a fiar.

Nota: este manual asume el Desk en español. Los nombres exactos de los reportes cambian con el idioma; si tu pantalla está en inglés, usa los términos en inglés que van entre paréntesis.

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