Usuarios y permisos

Cada empleado necesita su propia cuenta para entrar al sistema. Como encargado, tú das de alta a los nuevos, les asignas qué pueden hacer (su rol) y, muy importante, das de baja su cuenta el mismo día que dejan de trabajar. Así proteges las ventas, el inventario y los datos de la tienda.

Nota: Para dar de alta o baja usuarios necesitas permiso de administrador. Si no ves estas opciones, no tienes ese permiso todavía.

Dar de alta a un empleado

1. Abre la barra de búsqueda (Ctrl + G) y escribe User.
2. Abre la lista de Usuarios (User) y haz clic en + Nuevo (New).
3. Captura los datos básicos:
   • Correo (Email): el correo del empleado. Con este entrará al sistema.
   • Nombre (First Name) y Apellido (Last Name).
4. Deja marcada la casilla para enviar correo de bienvenida (Send Welcome Email) para que el empleado reciba el enlace y cree su contraseña.
5. Haz clic en Guardar.

[captura: formulario de nuevo usuario con Correo, Nombre y la casilla de correo de bienvenida]

Importante: Usa siempre un correo real del empleado. Es a donde llega el enlace para crear su contraseña y, más adelante, para recuperarla.

Asignar el rol (qué puede hacer)

El rol decide qué puede ver y hacer cada persona: un cajero no necesita lo mismo que un encargado.

1. Con el usuario abierto, busca la sección de Roles o el campo Perfil de Rol (Role Profile).
2. Asigna el perfil o los roles que le correspondan al puesto (por ejemplo, un perfil de Cajero o de Ventas).
3. Haz clic en Guardar.

[captura: sección de roles / perfil de rol dentro del usuario]

Nota: Es más fácil y seguro usar un Perfil de Rol (un paquete de permisos ya armado) que marcar roles uno por uno. Si no sabes cuál asignar, copia el de otro empleado del mismo puesto o pregunta.

Advertencia: No asignes permisos de administrador (System Manager) a cajeros ni a personal de mostrador. Ese permiso da control total del sistema.

Dar de baja a un empleado (el mismo día que se va)

Cuando un empleado deja de trabajar, desactiva su cuenta ese mismo día. No la borres: desactívala, así se conserva el historial de sus ventas y movimientos.

1. Abre la barra de búsqueda (Ctrl + G) y escribe User.
2. Abre la lista de Usuarios y busca al empleado por su nombre o correo.
3. Ábrelo y desmarca la casilla Habilitado (Enabled) para desactivar la cuenta.
4. Haz clic en Guardar.
5. A partir de ese momento, esa persona ya no puede entrar al sistema.

[captura: casilla «Habilitado» desmarcada en la ficha del usuario]

Importante: Desactiva la cuenta el mismo día de la salida, aunque se haya ido a media jornada. Una cuenta activa de alguien que ya no trabaja es un riesgo para tu tienda.

Advertencia: No borres al usuario. Si lo borras, puedes perder el rastro de quién hizo ventas y movimientos pasados. Desactivarlo (quitar Habilitado) es suficiente y seguro.

Nota: Si el empleado también estaba registrado como Empleado (Employee) para asistencia y nómina, avísale a quien lleva Recursos Humanos para que actualice su estatus. Revisa la página Asistencia y checada del personal.