Usuarios y permisos

Cada empleado necesita su propia cuenta para entrar al sistema. Como encargado, tú das de alta a los nuevos, les asignas qué pueden hacer (su rol) y, muy importante, das de baja su cuenta el mismo día que dejan de trabajar. Así proteges las ventas, el inventario y los datos de la tienda.

En el fondo, Doco usa el mismo modelo de usuarios y permisos de ERPNext/Frappe. Vale la pena entender tres piezas, porque con ellas resuelves casi todo:

• Usuario (User): la cuenta con la que una persona entra al sistema. Su identificador es el correo.
• Rol (Role): una etiqueta que trae permisos ya definidos (por ejemplo, quién puede ver ventas, quién puede tocar inventario). Un usuario puede tener varios roles.
• Perfil de Rol (Role Profile): un paquete de roles armado de antemano, para asignarlo de un jalón en vez de marcar rol por rol.

Nota: Para dar de alta o baja usuarios necesitas permiso de administrador (System Manager). Si no ves estas opciones, no tienes ese permiso todavía. Pídeselo a quien administre el sistema.

1. Dar de alta a un empleado

El alta de usuarios en ERPNext es directa: se crea el User, se le pone correo y nombre, y se guarda; los demás datos (roles, idioma, permisos) se completan después (referencia oficial: https://docs.frappe.io/erpnext/adding-users).

1. Abre la barra de búsqueda (Ctrl + G) y escribe User, o entra a la ruta /app/user.
2. Abre la lista de Usuarios (User) y haz clic en + Nuevo (New).
3. Captura los datos básicos:
   • Correo (Email): el correo del empleado. Con este entrará al sistema y no se puede cambiar después de crear el usuario, así que escríbelo bien.
   • Nombre (First Name) y Apellido (Last Name).
4. Deja marcada la casilla para enviar correo de bienvenida (Send Welcome Email) para que el empleado reciba el enlace y cree su contraseña.
5. Haz clic en Guardar.

[captura: formulario de nuevo usuario con Correo, Nombre y la casilla de correo de bienvenida]

Importante: Usa siempre un correo real del empleado. Es a donde llega el enlace para crear su contraseña y, más adelante, para recuperarla. Si el correo es falso o de otra persona, el empleado no podrá activar su cuenta y perderás el control de a quién pertenece.

Nota — tipo de usuario: ERPNext distingue entre System User (usuario del sistema, con acceso al Escritorio) y Website User (sólo portal/cliente). El personal de la tienda que va a operar POS, ventas o inventario debe ser System User. Si un empleado sólo verá un portal limitado, será Website User; en la práctica, para tu equipo de mostrador usa System User.

2. Asignar el rol (qué puede hacer)

El rol decide qué puede ver y hacer cada persona: un cajero no necesita lo mismo que un encargado. En ERPNext los roles traen permisos ya definidos, y puedes asignar varios a un usuario o usar un Perfil de Rol como plantilla que agrupa varios roles a la vez (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/adding-users, sección Setting Roles).

Con un Perfil de Rol (recomendado)

1. Con el usuario abierto, busca el campo Perfil de Rol (Role Profile).
2. Asigna el perfil que le corresponda al puesto (por ejemplo, un perfil de Cajero o de Ventas). Al elegirlo, el usuario hereda de golpe todos los roles de ese perfil.
3. Haz clic en Guardar.

Un Perfil de Rol se administra aparte, en Home > Users and Permissions > Permissions > Role Profile: se crea con un nombre y se le marcan los roles que agrupa (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/role-and-role-profile). Úsalo cuando tengas varios empleados del mismo puesto: cambias el perfil una vez y todos quedan alineados.

Marcando roles uno por uno

Si prefieres afinar a mano, con el usuario guardado verás la lista de roles con sus casillas; marca los que quieras y guarda (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/adding-users, sección Setting Roles).

[captura: sección de roles / campo Perfil de Rol dentro del usuario]

Nota: Es más fácil y seguro usar un Perfil de Rol (un paquete de permisos ya armado) que marcar roles uno por uno. Si no sabes cuál asignar, copia el de otro empleado del mismo puesto o pregunta.

Advertencia: No asignes permisos de administrador (System Manager) a cajeros ni a personal de mostrador. Ese rol da control total del sistema: puede borrar datos, cambiar la configuración del negocio y ver todo. Resérvalo para quien de verdad administra Doco.

Roles típicos en Doco

Para la operación diaria de la tienda los roles que más vas a usar son los de ventas de ERPNext, más el nivel propio de Mercado:

• Sales User: vende y consulta lo básico de ventas.
• Sales Manager: además de vender, edita configuración de negocio y ve reportes completos. Es el rol típico del encargado de tienda.
• System Manager: administrador. Sólo para quien administra el sistema.

Además del rol de Frappe, en Doco cada persona tiene un Nivel dentro de su tienda (Mercado Shop), que recorta lo que ve por sucursal. Eso se configura en la ficha de la tienda, no aquí. Revisa la página Alta de sucursal y equipo.

Confirma con tu configuración cuáles Perfiles de Rol existen en tu instalación, porque los nombres pueden variar según cómo se dio de alta el negocio.

3. Cómo funcionan los permisos (para entender qué estás dando)

No hace falta que edites permisos a mano para operar, pero conviene saber qué controlas cuando asignas un rol:

• Permisos por rol (Role Based Permissions): cada rol define, por doctype, si puede leer, escribir, crear, borrar, enviar, etc. Al asignar un rol, el usuario hereda esos permisos (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/role-based-permissions).
• Permisos de usuario (User Permissions): son un candado adicional que limita a un usuario a ciertos registros concretos (por ejemplo, verlo sólo de una Company o una sucursal). Sirven cuando dos personas tienen el mismo rol pero deben ver datos distintos (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/user-permissions).

La regla mental: el rol dice qué tipo de cosas puedes hacer; el permiso de usuario dice sobre cuáles registros. Para el día a día de la tienda, con asignar bien el rol/perfil y el Nivel de Mercado es suficiente; los User Permissions son para casos especiales y normalmente los pone quien administra el sistema.

Referencia general de administración de usuarios y permisos en ERPNext: https://docs.frappe.io/erpnext/administrator.

4. Dar de baja a un empleado (el mismo día que se va)

Cuando un empleado deja de trabajar, desactiva su cuenta ese mismo día. No la borres: desactívala, así se conserva el historial de sus ventas y movimientos. Este es el procedimiento oficial de ERPNext para inhabilitar un usuario (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/how-to-disable-users-in-the-erpnext-system).

1. Abre la barra de búsqueda (Ctrl + G) y escribe User, o entra a /app/user.
2. Abre la lista de Usuarios y busca al empleado por su nombre o correo.
3. Ábrelo y desmarca la casilla Habilitado (Enabled) para desactivar la cuenta.
4. Haz clic en Guardar.
5. A partir de ese momento, esa persona ya no puede entrar al sistema. En la lista aparecerá marcado como Disabled.

[captura: casilla «Habilitado» desmarcada en la ficha del usuario]

Importante: Desactiva la cuenta el mismo día de la salida, aunque se haya ido a media jornada. Una cuenta activa de alguien que ya no trabaja es un riesgo para tu tienda.

Advertencia: No borres al usuario. Si lo borras, puedes perder el rastro de quién hizo ventas y movimientos pasados. Desactivarlo (quitar Habilitado) es suficiente y seguro. La propia documentación de ERPNext recomienda inhabilitar en vez de borrar cuando un registro ya tiene historial asociado.

Nota — se puede reactivar: si la persona regresa, vuelve a marcar Habilitado y guarda. Al reactivarla, ERPNext recupera tal cual toda la configuración que tenía (roles, permisos, preferencias). No tienes que reconstruir nada.

Nota — el empleado en Recursos Humanos: si además estaba registrado como Empleado (Employee) para asistencia y nómina, avísale a quien lleva Recursos Humanos para que actualice su estatus (Employee y User son registros distintos: desactivar uno no cambia el otro). Revisa la página Asistencia y checada del personal.

5. Errores comunes y cómo evitarlos

• «El empleado no recibió el enlace para crear su contraseña»: revisa que el correo esté bien escrito y que hayas dejado marcada la casilla de correo de bienvenida al crear el usuario. Si el correo ya estaba creado, puedes reenviar el restablecimiento de contraseña desde su ficha.
• «El empleado entra pero no ve nada / le faltan menús»: no tiene rol asignado, o el rol es insuficiente. Abre su usuario y verifica el Perfil de Rol o los roles marcados. Recuerda que en Mercado además necesita estar en la tabla de miembros de su tienda con el Nivel correcto.
• «Un cajero puede cambiar configuración que no debería»: tiene un rol de más (probablemente System Manager o Sales Manager). Quítale el rol excedente y déjale sólo el que corresponde a su puesto.
• «No puedo crear ni desactivar usuarios / las opciones están en gris»: no tienes rol System Manager. Pide que te lo asignen o que lo haga quien administra el sistema.

Relacionado

• Alta de sucursal y equipo
• Datos del negocio y la tienda
• Asistencia y checada del personal
• Configurar el Punto de Venta (Perfil de POS)