Movimientos de efectivo: gastos y depósitos de caja

Durante el día a veces sacas dinero del cajón para un gasto (pagar un envío, comprar algo para la tienda) o metes/retiras efectivo. Debes registrarlo aquí para que, al cerrar el turno, tu caja cuadre. Si sacas dinero y no lo registras, al cierre aparecerá como faltante.

Por qué importa registrarlo. El buen manejo de la caja chica se basa en una regla simple: cada salida de efectivo se anota con su fecha, cuenta de gasto, monto y motivo, y al final se concilia el efectivo físico más los comprobantes contra el saldo del sistema. Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/petty-cash-entry-in-erpnext. Los movimientos que registras aquí son justamente lo que hace que esa conciliación cuadre en el corte.

Cuándo usar cada tipo

Tu caja puede tener habilitados hasta tres tipos de movimiento (cada uno se enciende por separado en el Perfil de POS):

Gasto (Allow POS Expense): dinero que sale del cajón para un pago (envíos, papelería, propinas, etc.). Se registra contra una cuenta de gasto — es el equivalente al registro de un gasto de caja chica (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/petty-cash-entry-in-erpnext).
Depósito de efectivo (Allow Cash Deposit): dinero que entra al cajón (por ejemplo, reponer el fondo de caja o un ingreso de efectivo).
Traspaso a caja fuerte / banco (Enable Safe Transfer): efectivo que retiras del cajón para llevarlo a la caja fuerte, la oficina o a depósito bancario. Contablemente es un traspaso entre cuentas (el dinero no sale de la empresa, solo cambia de lugar), igual que un asiento contra de efectivo a banco en ERPNext (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/journal-entry).

Nota: Los tipos disponibles dependen de lo que tu caja tenga habilitado. Si no ves alguno, no está activado en tu Perfil de POS.

Pasos

Abre el formulario Movimiento de Efectivo desde el menú del punto de venta (el botón de menú en la barra superior de la pantalla de venta). La opción aparece solo cuando tu Perfil de POS tiene activado Enable Cash Movement.

[captura: formulario «Movimiento de Efectivo» con los campos Tipo de Movimiento, Monto, Cuenta y Observaciones]
En Tipo de Movimiento, elige el que corresponda (Gasto, Depósito o Traspaso a caja fuerte, según lo que tenga tu caja).
En Monto, escribe la cantidad.

Tope por movimiento: tu caja puede tener un monto máximo por movimiento (Cash Movement Max Amount). Si te pasas, el sistema no te deja registrarlo; escala con un encargado.
Elige la cuenta. Para un Gasto, selecciona la cuenta de gasto que corresponde (papelería, fletes, etc.). Tu caja puede traer una cuenta por defecto y una lista de cuentas permitidas, así que normalmente solo eliges de una lista corta. Esto es lo que en caja chica se llama registrar el gasto «contra su cuenta de gasto» (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/petty-cash-entry-in-erpnext). Para un traspaso, la cuenta destino (caja fuerte/banco) suele venir predefinida.
En Observaciones, describe brevemente el movimiento (para qué fue, folio del comprobante, a quién se pagó). En la mayoría de las cajas este campo es obligatorio (Require Cash Movement Remarks viene activado por defecto): sin una nota, el sistema no deja enviar el movimiento. Esta nota es tu justificación en el corte.
Confirma la Fecha de registro (viene la de hoy).
Presiona Enviar para registrar el movimiento.

Corregir un movimiento

Un movimiento enviado por error solo se puede cancelar si tu caja tiene activado Allow Cancel Submitted Cash Movement; y borrarlo, solo con Allow Delete Cancelled Cash Movement. Si no tienes esos permisos, pide a un encargado que lo corrija. Evita «arreglar» un error metiendo otro movimiento al revés sin avisar: eso enreda el corte.

Avisos

Importante: Registra el movimiento en el momento en que sacas o metes el dinero. Dejarlo para después es la causa más común de que la caja no cuadre al cierre.

Nota: Los movimientos de efectivo del turno aparecen resumidos en la ventana de Cierre de turno y se toman en cuenta para calcular la Cantidad Esperada. Por eso un gasto sin registrar se ve como faltante y un depósito sin registrar como sobrante.

Advertencia: Si el formulario muestra «No hay ningún tipo de movimiento de efectivo permitido para este Perfil POS», tu caja no tiene habilitados los movimientos de efectivo (Enable Cash Movement apagado, o ningún tipo encendido). Registra el gasto/depósito con tu encargado por otra vía.

Relacionado

Descuentos y precios
Devoluciones y cancelaciones
Agregar cargos de envío o entrega en el mostrador
Configurar el Punto de Venta (Perfil de POS)