Registrar y dar seguimiento a un prospecto

Un prospecto (Lead) es alguien que mostró interés pero todavía no es una venta segura. Un trato (Deal) es esa misma oportunidad cuando ya tiene forma: un valor estimado y una fecha aproximada de cierre. En el CRM registras a la persona, la vas moviendo por etapas y le das seguimiento hasta cerrar. Todo queda ligado a su conversación de WhatsApp, así que nunca pierdes el hilo de lo que te pidió ni tienes que pedirle que repita su historia.

La documentación oficial lo resume así: un prospecto (Lead) es «una persona que podría ser una futura fuente de negocio» y que puede generar oportunidades de venta; el embudo (pipeline) del CRM sirve para «seguir cada posible negocio desde la primera consulta, pasando por la calificación, hasta la conversión», dándole al equipo una vista compartida del trabajo activo, el valor esperado, el responsable y la siguiente acción. Referencias: https://docs.frappe.io/erpnext/concepts-and-terms y https://docs.frappe.io/erpnext/sales-pipeline

Prospecto o trato: cuál crear

La diferencia práctica es qué tanto sabes de la venta:

• Crea un Lead (prospecto) cuando apenas hay interés y todavía no sabes qué va a comprar ni por cuánto. Es un registro «por trabajar»: lo calificas primero.
• Crea un Trato (Deal) cuando ya hay una oportunidad concreta, con un monto estimado y una fecha de cierre. Es lo que aparece en tu embudo de ventas.
• Crea un Cliente cuando la persona ya te compró o ya es formal, para dejar su contacto y su historial en orden.

Así lo describe el flujo típico de CRM de la documentación oficial: primero se crea el prospecto, se le asigna un responsable y se registra la siguiente acción; cuando el interés se vuelve un negocio potencial genuino, se crea la oportunidad (el trato) con su valor esperado, su etapa y su fecha de cierre. Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/CRM

No te preocupes por equivocarte: casi siempre empiezas desde una conversación de WhatsApp y el sistema te deja elegir en el momento qué crear.

Crear un trato desde cero

Úsalo cuando la oportunidad no nació de un mensaje entrante (por ejemplo, un cliente que te habló por teléfono o que llegó por recomendación).

1. En la bandeja, arriba a la derecha de la lista, haz clic en + Trato.
2. Llena los datos del cliente (nombre, teléfono) y del trato (Valor estimado y Cierre estimado).
3. Guarda. El nuevo trato se abre para que empieces a atenderlo de inmediato.

Convertir un mensaje «Sin asignar» en prospecto o cliente

Cuando un número desconocido te escribe, la conversación cae en ⚠ Sin asignar. Ese es el punto de entrada más común: ahí decides quién es la persona y qué registro le corresponde.

1. En la sección Sin asignar, haz clic en la conversación.
2. A la derecha, en Datos, captura todo lo que tengas a la mano:
   • Nombre y Apellido
   • Teléfono
   • Email
   • Dispositivo / Empresa (opcional, útil para taller y para segmentar)
3. Si vas a crear un Trato, llena también:
   • Valor estimado (obligatorio)
   • Cierre estimado (fecha aproximada de cierre)
4. Si el cliente pide factura, abre Datos fiscales y captura RFC, Razón social, Dirección y Ciudad. Dejarlos desde el inicio te ahorra pedírselos otra vez a la hora de timbrar.
5. Elige qué crear:
   • + Crear Trato — una oportunidad de venta que entra a tu embudo.
   • + Lead — un prospecto por trabajar (todavía sin monto).
   • + Cliente — un cliente formal, con su contacto ligado.

Regla de Doco: para crear un Trato necesitas capturar el Valor estimado; sin ese dato el sistema no te deja guardar. Si aún no sabes el monto, registra primero un Lead y conviértelo a trato cuando la oportunidad tome forma.

Nota: si no vas a convertirlo todavía pero no quieres perderlo, usa Archivar. El mensaje se guarda y queda disponible para retomarlo después, sin ensuciar la lista de pendientes.

Vincular a un cliente que ya existe

Si quien escribe ya está en el sistema, no lo dupliques: los registros duplicados parten el historial y ensucian los reportes. Vincula la conversación al registro que ya existe.

1. En la conversación Sin asignar, ve a la sección O vincular a existente.
2. Revisa primero las ✨ Sugerencias: el sistema propone coincidencias por teléfono o por nombre.
3. Si no aparece ahí, usa Buscar contacto, Lead o Trato… y escribe el nombre o el teléfono.
4. Selecciona el registro correcto para conectar la conversación con él. A partir de ese momento, los mensajes nuevos se suman a su historial.

Mover el prospecto por etapas

El embudo funciona solo si el estado refleja la realidad. Mantener cada registro al día es lo que le da al equipo una vista compartida de en qué punto va cada cliente.

1. Abre el prospecto o el trato.
2. Arriba a la derecha, haz clic en el botón de Estado (muestra la etapa actual con un punto de color).
3. Elige la nueva etapa de la lista.

La documentación oficial subraya que el estado es un campo clave: puedes ajustarlo a mano y, además, se actualiza solo según tus acciones sobre el prospecto (por ejemplo, al crear la oportunidad). Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/lead

Nota: cada tienda tiene sus propias etapas; los nombres exactos dependen de tu configuración. Lo importante es la disciplina: si mueves al cliente en cuanto cambia su situación, tú y tus compañeros siempre saben qué sigue.

Entender la calificación del prospecto

1. Junto al nombre puede aparecer una etiqueta con una letra y un número (por ejemplo A · 80).
2. Es la calificación automática del prospecto: mientras más alta, más interesado o más valioso se estima que es.
3. Úsala para priorizar a quién atiendes primero cuando tienes muchos pendientes.

La forma en que se calcula el puntaje y cómo se reparten automáticamente los prospectos entre el equipo se explica en Puntaje de prospectos y auto-asignación. Los criterios exactos dependen de la configuración de tu tienda.

Cuidar el tiempo de primera respuesta (SLA)

La primera respuesta rápida es la que más ayuda a cerrar. Por eso la conversación lleva un cronómetro.

1. En la parte de arriba de la conversación verás 1ª respuesta SLA con un tiempo.
2. En verde vas dentro del tiempo; en rojo ya se venció (por ejemplo, vencido +2h).
3. Los prospectos vencidos también se juntan en la pestaña Vencidos de la bandeja. Atiéndelos primero.

La documentación oficial recomienda contactar a los prospectos de forma constante: cuando bajan las comunicaciones con los prospectos, tienden a bajar las ventas. Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales_funnel

Programar el siguiente paso

Registrar la próxima acción es lo que evita que un cliente se quede sin seguimiento.

1. Si el trato tiene una tarea pendiente, aparece una barra ámbar ⏱ Próxima acción con lo que sigue.
2. Cuando la termines, haz clic en Marcar hecho.
3. Si necesitas cambiar la fecha, haz clic en Reprogramar.

La documentación oficial insiste en registrar el resultado y la siguiente acción, no solo que hubo contacto: una buena nota le dice al siguiente compañero qué se habló, a qué se comprometió el cliente y cuándo hay que volver a buscarlo. También puedes agendar recordatorios de seguimiento desde la pestaña de actividades. Referencias: https://docs.frappe.io/erpnext/CRM y https://docs.frappe.io/erpnext/lead

Regla de Doco: cada vez que atiendas un cliente, deja agendado el siguiente paso antes de cerrar la conversación. Un trato sin próxima acción es un trato que se va a enfriar.

Ver todo el historial del cliente

1. En la parte de arriba de la conversación, haz clic en el icono de Bitácora.
2. Verás el historial completo del cliente en todos los canales: WhatsApp, Messenger, llamadas y comentarios.

Según la documentación oficial, las llamadas, correos, reuniones, comentarios y asignaciones son el contexto detrás de un trato; conviene revisar la línea de tiempo del registro antes de contestar. Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/CRM

Para el detalle de tareas, correos y notas, usa la pestaña ⚡ Actividad dentro de la conversación. Consultarla antes de responder te permite retomar sin pedirle al cliente que repita lo que ya contó.

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