Consultar existencias y costo de un artículo

Antes de vender, prometer una entrega o mandar pedir, necesitas saber dos cosas: cuántas piezas hay y en qué almacén. El costo (lo que te costó la pieza) sirve para cuidar el margen y por eso solo lo ve gerencia. Esta página explica dónde ver cada dato, qué significa exactamente y qué hacer cuando el sistema no cuadra con lo físico.

Qué significan "existencia" y "costo" (conceptos)

Conviene entender qué te está diciendo el sistema antes de leer los números:

• Existencia (Actual Qty). Es la cantidad disponible en un almacén concreto, no en toda la empresa. En ERPNext el inventario siempre se lleva por almacén: cada movimiento (venta, entrada, traspaso) se registra contra un almacén, así que el mismo artículo puede tener 3 piezas en una tienda y 0 en otra (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/stock-level-report). En Doco cada punto de venta descuenta de su almacén, de modo que la existencia que te importa es la de tu tienda.
• Existencia proyectada (Projected Qty). Es una predicción: parte de la existencia real y le suma lo que va a entrar (compras ordenadas) y le resta lo comprometido (lo ya vendido pero no entregado, la Reserved Qty). El sistema la usa para vigilar el punto de reorden. No es lo que tienes hoy en el anaquel, sino lo que se espera que tengas (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/projected-quantity).
• Costo (valuation rate / tasa de valoración). Es el costo en libros de cada pieza: todo lo que se gastó para tenerla lista para vender (compra, fletes, etc.) (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/calculation-of-valuation-rate-in-fifo-and-moving-average). Si tu operación usa promedio móvil, el sistema mantiene un costo promedio combinado por artículo y almacén que se recalcula cada vez que recibes mercancía; las ventas se cuestan a ese promedio, pero no lo mueven (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/fifo-and-moving-average). Por eso el costo de un mismo artículo puede diferir entre almacenes.

Regla de Doco: el costo que ves es un costo contable por almacén, no el precio de la última factura de compra. Si te parece raro, no lo corrijas a mano en la ficha del artículo: nace de los movimientos de inventario. Coméntalo con quien lleve la contabilidad.

Buscar en el Catálogo (app Mercado)

La forma más rápida en el mostrador es la app Mercado:

1. Abre Mercado y entra a Catálogo (Buscar).
2. Escribe el código, nombre o código de barras del producto, o toca escanear para leer el código de barras.
3. En la tarjeta del producto verás el precio y una señal de existencia:
   • Verde: hay stock en el almacén de tu tienda.
   • Roja: no hay (cero).
   • Ámbar: quedan pocas piezas (por debajo del mínimo que se configuró para ese artículo).
4. Toca la tarjeta para abrir el detalle del artículo: ahí ves el desglose por almacén (cuántas piezas hay en cada tienda) y las fotos.

[captura: tarjeta del Catálogo con la señal de existencia y, al abrir, el desglose por almacén]

Nota: la existencia que muestra Mercado es la cantidad real de cada almacén, no la proyectada. Si acabas de recibir o mover mercancía y no ves el cambio, vuelve a abrir el producto; la tarjeta se actualiza cuando se guardan los movimientos.

Ver el costo y el margen (solo gerente)

1. En el detalle del artículo, busca el bloque Costo.
2. Ahí aparecen el costo (la tasa de valoración por almacén) y el margen. Este bloque solo lo ven los gerentes (rol Sales Manager); al personal de mostrador no le aparece.

Nota: si eres vendedor y no ves el bloque de Costo, es normal: está reservado para gerencia. El margen se calcula contra ese costo, así que un descuento agresivo en mostrador puede dejar la venta por debajo del costo sin que el cajero lo note.

Consultar desde el Desk

Cuando necesitas un panorama más amplio que una ficha —por ejemplo, todo un almacén o el historial de un artículo— entra al Desk de Doco:

1. Ficha del artículo. En el buscador escribe Artículo (Item) y abre el producto. En su tablero ves las existencias por almacén y los accesos a los reportes de stock.
2. Saldo de existencias (Stock Balance). Es el reporte estándar para ver, por artículo y almacén, el movimiento de un periodo. Trae cuatro columnas: existencia inicial, entradas, salidas y existencia final, donde final = inicial + entradas − salidas (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/closing-stock-balance). Filtra por almacén, artículo y rango de fechas. También muestra el valor del inventario a la tasa de valoración, útil para gerencia.
3. Nivel de existencias / Cantidad proyectada (Stock Projected Qty). Si además de lo que hay hoy quieres ver lo que está por entrar o ya está comprometido, este reporte desglosa: Actual (disponible en el almacén), Solicitada/Ordenada (compras en camino), Reservada (ya vendida, pendiente de entregar) y Proyectada (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/stock-level-report).
4. Libro mayor de existencias (Stock Ledger). Es el historial detallado, movimiento por movimiento, de un artículo: qué entró, qué salió, en qué almacén, con qué cantidad y valor. Úsalo cuando necesites explicar por qué una existencia quedó como quedó (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/stock-ledger). Todo movimiento —venta de POS, entrada de compra, traspaso— escribe aquí (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/concepts-and-terms).

Nota: los nombres de los reportes son los estándar de ERPNext (Stock Balance, Stock Ledger). Si tu instalación está en español los verás traducidos (por ejemplo Saldo de existencias); si algún nombre no coincide exactamente con el de tu pantalla, búscalo por su nombre en inglés o confirma con tu configuración.

Cuando la existencia no cuadra con lo físico

La existencia que ves es la del sistema: la suma de todos los movimientos registrados. Si en el anaquel hay menos (o más) piezas que en pantalla, es que falta capturar algún movimiento o hubo merma.

Regla de Doco: no "corrijas" la existencia editando la ficha del artículo. Levanta una alerta en el conteo cíclico (ver Conteo de inventario y ajustes) para que el ajuste quede registrado y auditado. Un ajuste a mano sin respaldo descuadra el valor del inventario y el costo.

Por defecto el sistema no permite dejar la existencia en negativo: si intentas vender o traspasar más de lo que hay registrado, te lo va a impedir (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/stock-settings). Que el sistema te frene suele ser señal de que falta capturar una entrada, no de que sobre mercancía.

Relacionado

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