Facturar una venta

Esta página te enseña a emitir la factura (CFDI) de una venta ya cobrada y a enviársela al cliente por correo. En México, una venta y su factura son dos cosas distintas: la venta registra el cobro y mueve el inventario; la factura es el documento fiscal que el SAT reconoce. Timbrar es el paso en el que un proveedor autorizado (PAC) sella la factura y la vuelve oficial ante el SAT. Antes de empezar necesitas los datos fiscales del cliente (ver «Qué necesitas del cliente para facturar»).

El concepto: la venta primero, la factura después

Toda venta que registras se guarda como un documento de venta (Sales Invoice en mostrador con facturación directa, o POS Invoice en la caja de POSAwesome). Ese documento es el que lleva los renglones, los importes y los impuestos. En ERPNext, cuando confirmas (envías, en inglés Submit) una venta, el sistema asienta la contabilidad: carga la cuenta por cobrar del cliente por el total, abona las cuentas de ingreso por el neto y registra el IVA en las cuentas de impuesto; si la venta descuenta inventario, también genera los movimientos de almacén (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-invoice). El IVA que ves en la venta viene de una plantilla de impuestos configurada una sola vez (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-taxes-and-charges-template).

El timbrado CFDI es una capa fiscal mexicana que se monta encima de esa venta ya confirmada: toma sus datos, arma el XML del SAT, lo manda al PAC y guarda el sello. Por eso el orden importa: primero la venta confirmada, luego el timbre.

Importante: Solo puedes timbrar una venta que ya esté guardada y enviada (confirmada). Timbrar no cambia el importe de la venta ni sus renglones; solo genera el documento fiscal a partir de lo que ya está capturado. Si el importe está mal, no lo arregles timbrando: corrige la venta antes.

Antes de timbrar: revisar que no falten datos

Timbrar falla si al cliente le falta un dato fiscal o viene mal escrito. Para no descubrirlo hasta el final, valida primero:

1. Abre la venta (o la ficha del cliente).
2. En el grupo Acciones de CFDI, haz clic en Validar datos fiscales.
3. El sistema te muestra en una lista qué falta o qué está mal, sin timbrar todavía: aparece por código, nivel (aviso o error) y detalle.
4. Corrige lo que salga marcado como error y vuelve a validar.

[captura: resultado de «Validar datos fiscales» mostrando la lista de avisos por código, nivel y detalle]

Regla de Doco: valida antes de cobrar cuando el cliente ya te dijo que quiere factura. Es más fácil pedirle el dato que falta mientras está en el mostrador que perseguirlo por teléfono después.

Pasos para timbrar

1. Abre la venta que quieres facturar (Sales Invoice o POS Invoice). Debe estar confirmada.
2. Haz clic en el botón Timbrar CFDI (según la traducción instalada en tu equipo puede aparecer como Stamp CFDI; es el mismo botón).
3. Se abre la ventana Revisar valores del CFDI («Review CFDI Values»). Revisa y completa los datos:
   • Customer / Cliente: busca al cliente. Si es nuevo, déjalo vacío y escribe abajo el nombre; se creará solo.
   • Customer Name / Nombre: el nombre o razón social, tal como está en su Constancia de Situación Fiscal, en MAYÚSCULAS y sin el tipo de sociedad (sin «SA DE CV»).
   • Tax ID (RFC): el RFC del cliente. Este campo es el «Tax ID» estándar de la ficha del cliente, que en México usamos como RFC.
   • Régimen Fiscal: el régimen con el que el cliente está dado de alta en el SAT.
   • Dirección de facturación: elige una dirección existente o escribe el Código Postal (campo «Zip Code (SAT)»). Es el CP del domicilio fiscal del cliente, no el de la tienda.
   • Método de Pago SAT: elige PUE (Pago en una sola exhibición) si el cliente pagó de una vez —lo normal en tienda—, o PPD (Pago en parcialidades o diferido) si va a pagar después o en abonos.
   • Uso de CFDI SAT: el uso que te dio el cliente (por ejemplo G01 – Adquisición de mercancías o G03 – Gastos en general). Lo decide el cliente o su contador.
   • Modo de Pago: cómo pagó (efectivo, tarjeta, transferencia). El sistema traduce esto a la forma de pago del SAT automáticamente.
4. Haz clic en Timbrar CFDI dentro de la ventana. Aparece el mensaje «Stamping CFDI…» mientras trabaja.
5. Cuando termina, ves el mensaje verde CFDI Timbrado Exitosamente. La factura ya es oficial: la venta queda con su folio fiscal (UUID) asociado.

[captura: ventana «Revisar valores del CFDI» con los campos Cliente, RFC, Régimen Fiscal, Código Postal, Método de Pago SAT, Uso de CFDI SAT y Modo de Pago]

Nota: Si eliges un cliente distinto al de la venta, o escribes uno nuevo, la factura se actualiza con ese cliente. Revisa bien el RFC antes de timbrar: una vez timbrado, corregir el cliente implica cancelar el timbre ante el SAT y volver a timbrar (ver «Cancelar una factura»).

Los códigos concretos que aparecen en las listas (usos de CFDI, regímenes, formas de pago) salen de los catálogos vigentes del SAT y de tu configuración fiscal. Si un cliente te pide un uso o régimen que no ves en la lista, confirma con tu configuración fiscal antes de forzar el timbre.

Enviar la factura al cliente (PDF y XML)

Una vez timbrada, aparecen botones nuevos en el grupo Acciones de CFDI. El cliente necesita los dos archivos: el PDF (lo legible) y el XML (el fiscal, el que vale ante el SAT).

1. Haz clic en Enviar por correo («Send by Email»).
2. Escribe el correo del cliente (si ya lo tiene registrado en su ficha, aparece solo).
3. Haz clic en Send / Enviar. Le llegan el PDF y el XML a su correo.

Nota: También puedes bajar los archivos con Adjuntar PDF y Adjuntar XML: quedan guardados en la venta y los puedes descargar o reenviar cuando quieras.

Timbrado automático al confirmar

En algunas tiendas la factura se timbra sola en cuanto confirmas la venta, sin que tengas que abrir la ventana de timbrado. Esto es una opción de configuración (del tipo «timbrar al validar»): confirma con tu configuración fiscal si está activada en tu tienda.

• Si está activada: al confirmar una venta con datos completos, la factura sale ya timbrada; no tienes que hacer nada más. Si a la venta le faltaba un dato, se guarda sin timbrar y la puedes timbrar a mano con los pasos de arriba.
• Si está desactivada: todas las ventas se timbran a mano, con los pasos de arriba, cuando el cliente pide factura.

Regla de Doco: el timbrado automático no te exime de pedir los datos del cliente. Si vas a operar con timbrado automático, acostúmbrate a validar los datos fiscales antes de cobrar, porque una venta sin datos completos se quedará sin timbrar.

Sobre el idioma de los botones

Según la traducción instalada en tu equipo, algunos botones pueden verse en español (Timbrar CFDI, Enviar por correo, Validar datos fiscales) o en inglés (Stamp CFDI, Send by Email, Validate Fiscal Data). La función es exactamente la misma; solo cambia la etiqueta.

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