Cancelar una factura (CFDI)

A veces hay que cancelar una factura ya timbrada: te equivocaste de cliente, de importe, facturaste dos veces la misma venta, o la operación no se hizo. Cancelar un CFDI no es borrarlo: es avisarle al SAT que ese comprobante ya no tiene validez fiscal. El SAT tiene reglas sobre cuándo, con qué motivo y si el cliente debe aceptar la cancelación. Esta página te explica cómo hacerlo desde Doco y qué esperar en cada paso.

Advertencia: cancelar es una acción fiscal real y queda registrada ante el SAT. Asegúrate de que de verdad hay que cancelar antes de continuar. Si solo cambió un dato pequeño, muchas veces conviene cancelar y volver a facturar correcto (sustitución), no dejar la venta sin comprobante.

Cancelar, corregir o hacer nota de crédito

Antes de cancelar conviene decidir qué necesitas de verdad. En ERPNext (la base sobre la que corre Doco) hay tres caminos distintos y no son intercambiables:

• Cancelar la factura completa. Se usa cuando toda la operación no debe existir: se facturó por error, se duplicó, o la venta nunca se concretó. Al cancelar el documento en el sistema se revierten sus asientos contables y se liberan los documentos ligados. La documentación oficial lo resume así: cancela la factura original solo cuando toda la transacción debe revertirse, el sistema lo permite y tus reglas fiscales y de auditoría lo autorizan (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-return).
• Nota de crédito (devolución o descuento posterior). Si la factura debe quedarse en el historial y solo devuelves parte, das un descuento después de facturar, o reembolsas tras el pago, no canceles: haz una nota de crédito contra la factura original (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/credit-note). Ver la página Nota de crédito (devoluciones y ajustes) de este módulo.
• Corregir el documento. Un comprobante ya timbrado no se puede editar en caliente. Para editarlo tienes que cancelarlo primero y luego usar el botón Modificar (Amend), que crea una versión nueva (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/edit-submitted-document). En términos fiscales esto es una sustitución (ver más abajo, motivo 01).

Regla de Doco: primero decide qué corriges (todo, una parte, o un dato) y después elige la acción. Cancelar "por si acaso" una factura que en realidad solo necesitaba una nota de crédito rompe el rastro contable y complica el cierre del mes.

Antes de cancelar: revisa lo que está ligado

Una factura pagada, con nota de crédito, o ligada a otros documentos no siempre se puede cancelar directo. En ERPNext solo puedes modificar (y por tanto, sustituir) un comprobante después de cancelarlo y de resolver los documentos ligados (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/sales-invoice). En la práctica, antes de cancelar:

• Verifica si la factura ya tiene pago aplicado (Payment Entry). Si lo tiene, primero hay que ver cómo se libera ese pago; consúltalo con el administrador o el contador.
• Verifica si ya existe una nota de crédito contra ella.
• Ten lista la factura sustituta si vas a reemplazarla (motivo 01): debe estar ya timbrada antes de cancelar la original.

Pasos para cancelar

1. Abre la factura timbrada (Sales Invoice o POS Invoice).
2. Haz clic en el botón Cancelar (Cancel), arriba a la derecha.
3. Se abre la ventana Cancel CFDI. Elige el Motivo de Cancelación (ver la tabla de abajo).
4. Si elegiste el motivo 01, aparece el campo Substitute Invoice (factura sustituta): elige la factura nueva que reemplaza a esta. La factura sustituta debe estar ya timbrada.
5. Haz clic en Cancel Invoice. Aparece "Cancelling CFDI…" mientras se envía la solicitud de cancelación al SAT.

[captura] Ventana "Cancel CFDI" con el Motivo de Cancelación y, cuando aplica, la Factura Sustituta.

Los cuatro motivos de cancelación del SAT

El SAT exige elegir uno de cuatro motivos. Elegir el correcto importa: el motivo 01 obliga a indicar la factura que sustituye a la cancelada, y varios motivos requieren que el cliente acepte la cancelación desde su buzón.

Nota: las reglas de qué motivo aplica y en qué casos el cliente debe aceptar la cancelación las define el SAT y pueden cambiar. Si tienes duda de cuál motivo corresponde a tu caso, confírmalo con tu contador antes de cancelar; un motivo mal elegido puede obligarte a rehacer el trámite.

Qué pasa después

• Cancelación aceptada de inmediato. La factura queda cancelada y verás el mensaje "CFDI cancelled successfully". El sistema guarda el acuse de cancelación que emite el SAT como comprobante de que el trámite se hizo.
• Cancelación en proceso. Si el SAT deja la cancelación pendiente (por ejemplo, cuando el cliente debe aceptarla), verás un aviso naranja. La factura todavía no está cancelada: quedó en proceso. Más tarde abre la factura y usa el botón Verificar estado de cancelación (Check Cancellation Status) para consultar si el SAT ya la procesó.

Nota: con el motivo 01 (y en general cuando la factura ya se entregó al cliente) el cliente puede tener que aceptar la cancelación desde su buzón tributario del SAT. Hasta que la acepte —o hasta que se cumpla el plazo que el SAT da para responder— la cancelación queda "en proceso". No des la factura por cancelada hasta que Verificar estado de cancelación lo confirme.

Regla de Doco: cuando una cancelación quede "en proceso", no vuelvas a facturar la misma operación todavía. Si emites la sustituta y luego el cliente rechaza la cancelación, terminas con dos comprobantes vivos por la misma venta. Espera a que el estado confirme la cancelación (o coordina la sustitución con el motivo 01, que liga ambas facturas desde el inicio).

Casos especiales

• Cancelar solo el timbre (sin cancelar la venta). Si la factura está mal pero la venta debe quedarse en el sistema (por ejemplo, para volver a timbrarla sin perder el registro de la operación), usa Cancel Stamp Only (Cancelar solo el timbre) en el grupo Acciones de CFDI. Cancela el CFDI ante el SAT pero deja la venta confirmada, lista para volver a timbrar. Se usa sobre todo para corregir una Factura Global.
• Facturas viejas (timbradas antes de la integración actual). Si aparece un aviso amarillo que dice que la factura se timbró antes de la integración actual, el sistema solo puede cancelar el registro interno: no tiene los datos para enviar la cancelación al SAT. En ese caso debes cancelar el CFDI a mano en el portal del SAT y conservar el acuse.

Volver a facturar después de cancelar

Cancelar deja la venta sin comprobante fiscal válido. Si la operación sí ocurrió y solo había un error, tienes que emitir el comprobante correcto:

• Si usaste el motivo 01, ya indicaste la factura sustituta al cancelar; ambos comprobantes quedan ligados fiscalmente.
• Si usaste otro motivo, genera la factura correcta como una emisión nueva. Para editar los datos de un documento ya enviado, recuerda que primero se cancela y luego se usa Modificar (Amend), que abre una copia editable (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/edit-submitted-document).

Plazos de cancelación

El SAT limita el periodo en que puedes cancelar un CFDI (por regla general dentro del ejercicio fiscal en que se emitió, y sujeto a las disposiciones vigentes de cada año). Si el sistema rechaza la cancelación por plazo, no es un error de Doco: es una restricción del SAT. En ese caso, y para saber si tu caso todavía está dentro del periodo permitido, confírmalo con tu contador; según el año y tu situación fiscal puede existir un procedimiento distinto (por ejemplo, ajustar con nota de crédito en vez de cancelar).

Regla de Doco: los plazos y las reglas del SAT cambian de un ejercicio a otro. Trata cualquier cancelación que el sistema rechace por plazo como un tema del contador, no como algo que se resuelva desde la caja.

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