El asistente Contabot en Telegram

Contabot es tu contador de bolsillo: un bot de Telegram (@erpassistantbot) conectado directamente a tu ERPNext. Le mandas la foto de un recibo o le escribes un movimiento en lenguaje normal, y él arma el borrador de la póliza o la factura de compra por ti. También le puedes preguntar cuánto vendiste, cuánto te deben o qué pasó con un borrador — todo desde el celular, sin abrir la computadora.

Esta página cubre las tres cosas que más vas a hacer con él:

1. Capturar un gasto por foto o por texto.
2. Consultar tus cuentas, saldos y ventas.
3. Seguir la conversación (corregir, deshacer, retomar un tema).

Importante: Contabot nunca contabiliza solo. Todo lo que arma queda como borrador (docstatus = 0) para que tú lo revises y le des Submit en el Desk. Piensa en él como el cajero que llena la papeleta; la firma sigue siendo tuya.

1. Antes de empezar

Quién puede escribirle

Contabot solo atiende a los chats que están en su lista blanca. Un desconocido que le escriba es ignorado en silencio (queda un rastro en el Error Log, pero el intruso no recibe respuesta). Esto se configura en Books Assistant Settings:

• Allowed Chat IDs / la tabla Chats — los chats autorizados.
• Cada chat tiene un Rol:
  • Dueño — puede todo: dinero, gastos, consultas, rutinas, el agente admin.
  • Staff — solo fotos de producto y conteos de inventario. Nada de dinero. Si un empleado intenta mandar un recibo o preguntar de ventas, el bot le contesta con su tarjeta de capacidades y no procesa el movimiento.

Nota: El primer chat que le escriba a un bot recién encendido y sin lista se registra automáticamente como Dueño y se guarda. Por eso, en producción, el administrador fija la lista a mano antes de encender el bot — para que nadie "aparte el lugar".

[captura: pantalla de Books Assistant Settings mostrando la tabla Chats con roles Dueño/Staff]

Cómo se ve que te escuchó

Cuando le mandas algo, Contabot reacciona al mensaje (un emoji de "ya lo vi") y luego va editando un mismo mensaje de progreso mientras trabaja: "🧠 Leyendo el documento…" → "🔎 Identificando artículos y cuentas…" → "📝 Armando el borrador…". Así nunca sientes que el bot se quedó mudo durante los segundos que tarda la lectura con inteligencia artificial.

2. Capturar un gasto por foto o PDF

Este es el uso estrella: le tomas foto al ticket y él arma la factura de compra o la póliza.

Pasos:

1. Abre el chat con @erpassistantbot.
2. Toma la foto del recibo, factura o cotización (o adjunta el PDF). Puedes mandarla sin pie de foto.
3. Opcional pero recomendado: agrégale un pie de foto describiendo lo que es, por ejemplo "pagué con la amex" o "esto es gasolina". Ese contexto ayuda a que clasifique bien la cuenta de pago y el gasto.
4. Espera unos segundos. Verás el mensaje de progreso avanzar.
5. Contabot te responde con el borrador ya armado.

Ejemplo de respuesta cuando todo sale bien:

✅ Borrador creado: Factura de Compra «PINV-2026-00123» (de CAP-2026-00088)
Proveedor: XMovil
Fecha: 2026-07-07
3 reconocidos · Subtotal $1,240.00 · Envío $50.00 · Total $1,290.00

https://…/app/purchase-invoice/PINV-2026-00123
Revisa y Submit en el Desk.

6. Abre el enlace, revisa que todo cuadre y dale Submit en el Desk.

Qué tipo de documento arma

Contabot decide el tipo de documento leyendo el papel (y respetando tu pie de foto si es explícito):

Nota (IVA): La norma mexicana es que los precios de lista ya incluyen 16% de IVA, salvo que el papel diga claramente "+ IVA" o "más IVA". Contabot lo asume así al leer. Si en tu caso el IVA va aparte, dilo: "los precios ya traen IVA" / "el IVA va aparte" y vuelve a armar.

Cuando aparecen artículos nuevos

Si el recibo trae productos que todavía no existen en tu catálogo, Contabot no los inventa: los deja fuera del borrador y te los propone con su configuración (grupo, lotes, número de serie, precio). Para crearlos:

• Responde crear para crear todos y meterlos al borrador.
• O selecciona cuáles: crear 1,3,5-9.

Antes de crear, puedes corregir por texto: "el grupo es Celulares", "ponles el IMEI como número de serie", "van con lotes".

Advertencia: El pipeline nunca crea artículos ni cuentas por su cuenta. Crearlos siempre es una decisión tuya con crear. Esto evita que se llene el catálogo de basura por una lectura dudosa.

Cuando el bot te hace preguntas

Si algo quedó ambiguo (por ejemplo, a qué proveedor corresponde), el borrador se arma igual pero con preguntas numeradas al final:

❓ Preguntas — responde «n respuesta» (ej. «1 xmovil»):
1. ¿De qué proveedor es esta compra?

Contesta con el número y la respuesta: 1 xmovil. Contabot aplica tu respuesta y actualiza el borrador.

Cuando le falta información

Si entendió que es un movimiento pero le falta un dato esencial para armarlo, te lo dice y espera tu respuesta:

🤔 Entendí un movimiento (CAP-2026-00090) pero me falta info para armarlo:
• Falta la cuenta de la que salió el dinero
Contéstame en un mensaje (ej. «fueron 600 de la AMEX, gasolina») y lo armo.
Si no era un movimiento, di «descarta».

3. Capturar un gasto por texto (sin foto)

No siempre tienes papel. Escríbele el movimiento en lenguaje normal y arma la póliza igual.

Ejemplos que entiende:

• "pagué 600 de gasolina con la amex" → Póliza Contable, gasto de gasolina pagado con la tarjeta.
• "fueron 450 de papelería en efectivo"
• "le di 500 de adelanto a Jenni" → sueldos y salarios (según tus alias).

Transferencias entre tus propias cuentas:

• "pasé 5000 de caja a bbva" → transferencia; no es gasto ni ingreso.
• "moví 2000 de bbva a caja chica"

Nota: Las palabras coloquiales cuentan. Contabot detecta lenguaje de dinero ("pagué", "gasté", "pasé", "me pagaron") para saber que es un movimiento y no una pregunta. Si le escribes algo que no es dinero ni una pregunta conocida, cae en el agente de investigación (ver más abajo).

4. Consultar cuentas, saldos y ventas

Contabot no solo captura: también contesta preguntas de negocio leyendo tu ERPNext (solo lectura, nunca modifica nada al consultar). Empieza la frase con ? si quieres asegurarte de que la trate como pregunta.

Preguntas de ventas, compras y saldos

Estas las resuelve un motor que traduce tu pregunta a una consulta y te da el número:

• "¿cuánto vendí esta semana?"
• "compras a XMovil en junio"
• "mediana de ticket por cliente este mes"
• "ventas por día esta semana"
• Saldos pendientes: "¿cuánto me deben?" / "saldo pendiente" / "deudas" — te da la deuda acumulada (no solo la del mes).

Puede agrupar por cliente, por proveedor, por día, por mes o por artículo, y sacar suma, conteo, promedio, mediana, mínimo o máximo sobre Ventas, Ventas POS, Compras, Pagos o Pólizas.

Después de darte una lista, puedes mandarla a formatear a tu gusto sin volver a consultar: "ordénalo de nuevo a viejo", "agrúpalo por modelo", "quita los AAA".

Nota: Las consultas de dinero son surface de Dueño. El Staff solo obtiene conteos de inventario ("¿cuántas pantallas de iPhone tengo?", "¿qué micas faltan?"), nunca ventas ni saldos.

El estado de tus movimientos

• "¿qué pasó con mi último recibo?" / "mis movimientos" — lista tus capturas recientes con su estado: identificado, armando borrador, borrador creado — falta tu Submit, etc.
• "cómo va el día" — el pulso del día (ventas, borradores pendientes, lo de hoy).
• "¿todo bien?" — chequeo de salud del sistema.

El banco

• "¿qué del banco no cuadra?" — lista los movimientos del banco sin explicar y te deja armar la póliza con dos taps. Esto se explica a detalle en Conciliación bancaria BBVA.

El agente administrador (navegar el sistema)

Cuando la pregunta es sobre cómo está configurado tu ERPNext, usa el prefijo admin (o agente). Un agente de inteligencia artificial investiga en el sistema — solo lectura — y te contesta corto, con la ruta del Desk:

• "admin ¿dónde configuro los impuestos del POS?"
• "admin ¿qué campos tiene el doctype Sales Invoice?"
• "admin ¿cuál es la cuenta bancaria por defecto?"

Importante: El agente admin no puede crear, editar ni borrar nada. Si le pides un cambio, te explica exactamente dónde hacerlo tú en el Desk (ruta /app/<doctype>) y qué campo tocar. Corre con los permisos de un usuario-bot dedicado, nunca como Administrator.

5. Continuidad de la conversación

Contabot recuerda el hilo de lo que están hablando, para que no tengas que repetir contexto. Estas son las herramientas para corregir y retomar.

Responder sobre un mensaje específico

Si citas (reply) un mensaje que el bot te mandó —por ejemplo el borrador de una captura— y le escribes encima, tu texto va directo a esa captura, sin que el bot adivine "el último". Es la forma más segura de aclarar algo de un movimiento viejo.

Retomar sin citar (ventana de 48 h)

Aunque no cites, si acabas de trabajar en una captura, cualquier mensaje relacionado dentro de las 48 horas siguientes se toma como continuación de ese tema. Una captura con una pregunta abierta ("Esperando respuesta") no caduca hasta que la contestes.

Corregir una consulta

• "no, me refería a…" — corrige la última consulta (por ejemplo, cambiaste de proveedor o de periodo) y la vuelve a correr.

Deshacer lo último

• no, eso no / deshaz / revierte — revierte lo último que hizo el bot (un borrador que creó, una foto que adjuntó, una rutina, etc.).
• Si "no, eso no" pudiera significar dos cosas (deshacer una acción o que la consulta estuvo mal), el bot pregunta con botones en vez de adivinar.

Nota: Deshacer solo alcanza a lo que el bot puede revertir sin riesgo — guarda las últimas acciones reversibles del chat. No borra un documento que tú ya sometiste a mano en el Desk.

Descartar lo pendiente

• descarta (o "cancela", "bórralo") — cancela la captura que está en curso y empiezan limpio. Si no hay nada en curso pero el bot hizo algo hace poco, lo interpreta como deshacer eso.

Borrón y cuenta nueva

• /clear o borrón y cuenta nueva — cierra el tema actual: descarta las preguntas abiertas del bot y hace que las capturas viejas dejen de "agarrar" tus siguientes mensajes.

Importante: /clear corta la conversación, no el trabajo. Los borradores que ya creaste siguen intactos en el Desk, y el deshacer (no, eso no) todavía funciona sobre lo último.

Lo que le pides que recuerde

Contabot guarda hechos que le dictes, y los usa después para contestarte mejor:

• recuerda que las micas se las compro a Fixcell — hecho de toda la tienda.
• recuerda que yo soy el de Hidalgo 1 — con "yo/mi" queda solo en tu chat.
• memorias — lista lo que sabe.
• olvida lo de las micas — borra una memoria.

Nota: Un empleado (rol Staff) puede dictar memorias, pero las suyas nunca se vuelven verdades de toda la tienda; quedan solo en su chat.

6. Notas de voz

Si le mandas una nota de voz, Contabot la transcribe y la vuelve a procesar como si la hubieras escrito. Verás "🎤 Escuchando tu nota…" y luego sigue el flujo normal.

Advertencia: La voz solo funciona si el administrador configuró el servidor de transcripción. Si no está configurado, el bot te lo dice con honestidad: "🎤 Audios y videos aún no los entiendo aquí… escríbeme el texto, porfa." No se queda callado.

7. Casos borde y fallas comunes

• "Le escribí y no contestó." Lo más probable: tu chat no está en la lista blanca, o le mandaste un tipo de mensaje que no procesa (sticker, ubicación, video). Queda registro en el Error Log; pídele al administrador que te agregue.
• Recibo repetido. Si reenvías el mismo papel, Contabot lo detecta (por huella del archivo, y también por proveedor+total parecido dentro de 48 h) y te pregunta "🤔 Esto se parece MUCHO a … ¿Es el mismo papel?" con botones Es el mismo / Es una compra nueva. Así no se duplica el gasto.
• Foto ambigua. Si mandas una imagen con un pie que no es el disparador foto ni lenguaje de dinero (por ejemplo "la foto del botón que no sirve"), el bot pregunta en vez de asumir que es un recibo.
• Monto muy alto. Si el total supera el Amount Ceiling configurado, el borrador queda marcado para revisión extra. Sigue siendo borrador; solo es una bandera para que lo mires con lupa.
• Datos que no se leen. Contabot jamás inventa montos. Si no puede leer un valor, lo omite y lo señala en needs_review; las líneas que no reconoce las deja fuera para que tú las agregues.
• Privacidad. Recuerda que un recibo enviado al proveedor de visión en la nube sale del negocio. Para documentos sensibles, el administrador puede enrutar la lectura a un servidor local.

Nota: Para ver qué tan seguido falla y en qué, escríbele fallas y te da un resumen de sus errores recientes.

8. Tarjeta rápida de comandos

[VERIFICAR: confirmar el nombre público del bot (@erpassistantbot) en el Books Assistant Settings del tenant productivo antes de publicar]