Gastos recurrentes (renta, nómina, luz, suscripciones)

Hay gastos que se repiten cada mes o cada semana: la renta, la nómina, la luz, el pago de la tarjeta, el Telmex, las suscripciones digitales. En vez de acordarte y capturarlos a mano cada vez, dejas que el sistema los prearme como borradores en la fecha que toca. Tú solo revisas el monto y le das Submit.

Tienes dos maneras de manejarlos, y conviene entender cuál usar:

1. Auto Repeat de ERPNext — la vía formal. Series de auto-repetición configuradas en el Desk sobre una póliza o factura de referencia. Ideal para los gastos fijos "grandes" (renta, nómina, luz, AMEX, Telmex, suscripciones).
2. Rutinas de Contabot — la vía ligera desde Telegram. Le dictas al bot "recuérdame pagar el agua cada mes el 5" y él te avisa o prearma la póliza cuando toca.

Importante: En ninguna de las dos el sistema contabiliza solo. Ambas dejan borradores que tú revisas y sometes. Es a propósito: los montos varían (la nómina cambia por bonos, la luz por consumo, la AMEX porque tu esposa paga una parte), así que siempre hay un ojo humano antes de firmar.

Parte A — Auto Repeat de ERPNext

Auto Repeat es la función estándar de Frappe que toma un documento "molde" y genera copias automáticas según una periodicidad. La usamos sobre Póliza Contable (Journal Entry) y Factura de Compra (Purchase Invoice).

Cómo funciona (la mecánica)

• Creas un documento de referencia (por ejemplo, una Póliza de renta) y le anexas un Auto Repeat.
• El Auto Repeat genera copias en las fechas programadas. Con submit_on_creation apagado, cada copia nace como borrador (docstatus = 0) — nunca se contabiliza sola.
• Tú entras a cada borrador, ajustas el monto real de ese periodo y le das Submit.

Crear una serie de gasto recurrente

Pasos:

1. En el Desk, crea (o abre) el documento de referencia que servirá de molde: una Journal Entry con las cuentas correctas (gasto al Debe, cuenta de pago al Haber) o una Purchase Invoice.
2. Guárdalo. En la barra lateral, entra a Connections → Auto Repeat, o crea un Auto Repeat nuevo y enlázalo a ese documento (Reference Document Type y Reference Document).
3. Configura la periodicidad en Frequency:
   • Monthly + Day of Month para renta, Telmex, AMEX (ej. día 26 la renta, día 2 la AMEX, día 1 el Telmex).
   • Weekly para nómina, con repeat_on_days marcando el día que pagas.
   • Fortnightly si el gasto es quincenal.
   • Half-yearly (semestral) para casos como la luz bimestral: no existe una frecuencia "cada dos meses", así que se cubren los 6 recibos del año con 3 series semestrales desfasadas.
4. Fija Start Date (y End Date si aplica).
5. Deja submit_on_creation en apagado para que cada copia sea borrador.
6. Marca el Auto Repeat como Active y guarda.

[captura: formulario de Auto Repeat mostrando Reference Document Type = Journal Entry, Frequency = Monthly, submit_on_creation apagado]

Nota (montos "placeholder"): Como el monto real varía, la referencia suele llevar un monto estimado de arranque. Eso es normal — el número final lo pones tú al revisar el borrador de cada mes. Ejemplos reales del negocio: renta $7,200 juntos (renta + agua, día 26, efectivo); nómina semanal que cambia por empleado y bonos; luz CFE domiciliada al débito BBVA; pago AMEX del que tu esposa cubre una parte desde su propia cuenta.

Revisar y someter los borradores que deja

Cada vez que una serie genera una copia, queda un borrador esperando tu Submit. Para no perderlos de vista:

1. Contabot te manda un aviso silencioso una vez al día listando los borradores de Auto Repeat pendientes:

   🗂 3 borradores de Auto Repeat esperan tu Submit:
   • ACC-JV-2026-00071 (Journal Entry)
   • PINV-2026-00140 (Purchase Invoice)
   

   (Si tienes activado el Digest matutino unificado, ese aviso viaja dentro del digest y no llega por separado.)
2. Abre cada borrador desde el enlace o desde el Desk.
3. Ajusta el monto real del periodo (la nómina de esa semana, el recibo de luz de ese bimestre, el corte de la AMEX).
4. Dale Submit.

Advertencia (nómina y dobles cargos): Cuidado con los adelantos. Si durante la semana ya registraste adelantos por texto (ej. "le di 500 a Jenni"), y el Auto Repeat prearma la nómina completa, tienes que bajar el borrador por lo ya adelantado o cancelar esos movimientos, para no pagar dos veces. Revisa siempre contra lo que ya salió de la caja esa semana.

Backfill: meter los meses que faltaron

Si descubres que un gasto llevaba meses sin registrarse (un hueco que sale en la auditoría del P&L), puedes crear los borradores retroactivos con las fechas y montos históricos, revisarlos uno por uno y someterlos. Esto endereza el Estado de Resultados del año sin tocar nada automáticamente — cada asiento sigue pasando por tu revisión.

Parte B — Rutinas de Contabot (desde Telegram)

Para los gastos más chicos o los que quieres manejar sin abrir el Desk, Contabot tiene su propio motor de Rutina Contable. Es más ligero que Auto Repeat y vive en el chat.

Dictar una rutina

Escríbele en lenguaje normal:

• recuérdame pagar el agua cada mes el 5, son como 400
• recuérdame la renta cada mes el 26, son 7200 con la caja fuerte

Contabot extrae los datos (etiqueta, categoría, monto, día del mes o cada cuántos días, con qué se paga), resuelve las cuentas usando tus alias, y crea la rutina:

📆 Rutina creada (RTN-0007): «agua» · día 5 de cada mes · ~$400.00 · Recordatorio
Cuenta: Servicios básicos - GD · pago: Caja
Primer aviso cuando toque. «rutinas» para verlas.

Los dos modos de una rutina

Una Rutina Contable trabaja en uno de dos modos, y esto decide qué hace el día que toca:

• Recordatorio — el bot te avisa ("⏰ Hoy toca: agua ~$400") y tú le dices el monto real ("fueron 380 de agua") o tocas Saltar. Se usa cuando el monto no es fijo.
• Pre-borrador — el bot prearma la póliza solo, con el monto típico, y te la deja lista para Submit. Se usa cuando el monto sí es fijo/exacto.

Nota: Contabot elige el modo automáticamente al dictarle: si dices un monto exacto lo pone en Pre-borrador; si dices "como 400" / "aprox", lo deja en Recordatorio porque el monto va a variar.

Rutinas que el bot aprende solo

Además de las que le dictas, Contabot detecta patrones en tus gastos y te propone rutinas ("Vi que pagas esto cada mes, ¿quieres que te lo recuerde?"). Aceptas o rechazas con botones. Si rechazas, no te la vuelve a proponer en 90 días.

Administrar tus rutinas

• rutinas — lista todas, con su periodicidad, monto, modo y si están vencidas, al día o ⏸ pausadas.

  📆 Rutinas:
  • renta ~$7,200 · día 26 · Pre-borrador · → 2026-07-26
  • agua ~$400 · día 5 · Recordatorio · 🔴 vencida
  

• pausar rutina agua — la apaga sin borrarla.
• reactivar rutina agua — la vuelve a encender.
• borrar rutina agua — la elimina.

Cómo evita avisarte de más

El bot es cuidadoso para no dar lata ni duplicar:

• Cada día revisa las rutinas Activas, y antes de recordarte cierra las que ya ve pagadas: si encuentra una póliza o factura sometida que coincide con la cuenta y el monto (dentro de una tolerancia, 25% por defecto), avanza la rutina y no te molesta ese ciclo.
• Si ya hay un recordatorio o borrador de esa rutina sin contestar, no vuelve a dispararla.
• Solo avisa una vez por ciclo.

¿Auto Repeat o Rutina? Cuál usar

Importante: Las dos vías terminan en lo mismo — un borrador que revisas y sometes tú. Ninguna afecta tu contabilidad sin tu firma.

[VERIFICAR: nombres exactos de las cuentas de gasto por defecto (ej. "Servicios básicos - GD", "Suscripciones y servicios digitales - GD") según el catálogo de cuentas del tenant]