Liquidaciones con la financiera

Cada semana, las financieras (Payjoy, Paguitos…) te depositan lo que te deben por las ventas a crédito que colocaste. La pantalla Liquidaciones es donde el gerente arma la conciliación semanal por proveedor: junta las ventas que deberían pagarse, suma cuánto se espera recibir y lo compara contra el depósito real que llegó. Así detectas si el proveedor pagó de más, de menos o justo lo esperado.

En términos contables. Lo que la financiera te debe por las ventas colocadas es, en el fondo, una cuenta por cobrar frente a ese proveedor, y conciliar su depósito responde al mismo principio que la conciliación de pagos de ERPNext: comparar el dinero que realmente entró contra el que debía entrar y localizar las diferencias (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/payment-reconciliation). Igual que el reporte de Cuentas por Cobrar es el punto de partida para dar seguimiento a lo que te deben (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/accounts-receivables), la pantalla de Liquidaciones es la herramienta propia de Doco para hacer esa conciliación, pero por proveedor y por semana y con la lógica específica del financiamiento.

Nota. Esta pantalla es solo para gerentes (Sales Manager, System Manager o Administrador). Un operador que entre por dirección será rebotado al Panorama.

Cuándo se hace

Semanalmente, después de que la financiera hace su depósito. Lo normal es conciliar la semana anterior completa (lunes a domingo).
Solo entran a la conciliación las ventas cuyo expediente ya está en Completo (bloqueado en la pantalla de Ventas a crédito). Nunca se liquida una venta con papeleo incompleto: primero se cierra el expediente, luego se cobra a la financiera.

Importante. Si una venta que esperabas cobrar no aparece en la conciliación, casi siempre es porque su cumplimiento no está bloqueado todavía. Ve a Ventas a crédito, complétalo y bloquéalo; luego regresa y recalcula.

Cómo llegar

Como Financiamiento, no está en el menú:

Escribe /mercado/liquidaciones al final de la dirección de Mercado (o guárdala como marcador).
Si te rebota al Panorama, puede ser que (a) no tengas rol de gerente, o (b) el módulo esté apagado. Pide que activen enable_liquidaciones en Configuración si es el caso.

[captura: pantalla «Liquidaciones» con el generador arriba, la lista de conciliaciones a la izquierda y el detalle a la derecha]

Paso 1 — Crear una conciliación (corrida por proveedor)

Arriba está el panel Nueva conciliación (el "generador"):

Elige el Proveedor.
Ajusta el Inicio y el Fin del periodo. Por defecto ya viene puesta la semana pasada (lunes a domingo); cámbialo solo si concilias otro rango.
Toca Calcular esperado.

El sistema busca todas las ventas financiadas de ese proveedor, en ese periodo, con expediente Completo y que aún no estén en otra conciliación, y arma una tabla de vista previa con: Venta, Cliente, Fecha, Liquidación, Bono y Total. Al pie ves los totales y cuántas ventas se incluyeron.

Revisa la tabla. Si todo cuadra, toca Crear conciliación.

[captura: tabla de vista previa con varias ventas y la fila de totales al pie]

Nota. Si no hay ventas elegibles, verás "Sin ventas financiadas de este proveedor en el periodo." Revisa el periodo y que los expedientes estén bloqueados.

Importante. Solo puede existir una conciliación por proveedor y periodo. Si ya habías creado la de esa semana para ese proveedor, el sistema no duplica: te avisa "Ya existía conciliación para ese periodo." y te lleva a la que ya estaba.

Nota. Cada venta incluida queda amarrada a esta conciliación. Por eso una misma venta no puede colarse en dos conciliaciones distintas: una vez tomada, la siguiente corrida ya no la vuelve a jalar. Es la misma idea que en ERPNext: una factura ya asignada por completo deja de aparecer para volver a cobrarse (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/payment-entry).

Paso 2 — Revisar la conciliación creada

A la izquierda, en Conciliaciones recientes, aparece la lista de corridas (la nueva ya seleccionada). Al elegir una, el detalle se abre a la derecha:

Encabezado: el folio de la corrida (por ejemplo PSR-2026-0001), el proveedor, el periodo y una etiqueta de Estatus: Pendiente (ámbar), Recibido (verde) o Discrepancia (rojo).
Totales: Liquidación esperada, Bono esperado, Esperado (la suma de ambos) y Recibido (aparece "—" mientras no captures el depósito).
Tabla por venta: cada venta cubierta con su cliente, fecha, liquidación, bono y estatus individual.

[captura: detalle de una conciliación en estatus «Pendiente» con la tabla de ventas cubiertas]

Paso 3 — Capturar el depósito y conciliar

Cuando la corrida está en Pendiente, aparece el recuadro ámbar Marcar recibido:

En Total recibido (MXN), captura exactamente lo que la financiera depositó en el banco esa semana. El campo viene prellenado con el total esperado para agilizar el caso "sin diferencia", pero cámbialo por el monto real del estado de cuenta.
Toca Conciliar.

El sistema calcula la diferencia = recibido − esperado y actúa así:

Depósito igual al esperado: todas las ventas quedan Recibido, estatus Recibido, y verás la franja verde "Sin diferencia: el depósito coincide con el esperado."
Depósito menor (faltante): el sistema marca como Faltante las ventas más antiguas hasta cubrir el hueco, y deja el resto en Recibido. Estatus Discrepancia y franja roja "Faltante: el proveedor depositó menos del esperado." con el monto.
Depósito mayor (excedente): todo queda Recibido y verás la franja ámbar "Excedente: el depósito superó el esperado."

[captura: recuadro «Marcar recibido» con el monto capturado y la franja de diferencia debajo]

Nota. Marcar las ventas más antiguas como "Faltante" es solo una heurística —el mismo criterio de "lo más viejo primero" que usan las asignaciones automáticas por antigüedad— para señalar cuáles probablemente no pagó el proveedor. No siempre acierta cuál venta exactamente faltó. Si sabes con certeza que fue otra, puedes ajustar el estatus por venta abriendo la corrida en Desk.

Advertencia. Concilia contra el estado de cuenta bancario, no contra el correo o el portal del proveedor. Captura el monto neto que entró al banco. Si el proveedor descuenta comisiones o retenciones, eso se reflejará como una diferencia que tendrás que investigar.

Recalcular la cobertura de una corrida Pendiente

Si bloqueaste un expediente después de haber creado la corrida, la venta no entró. Mientras la corrida siga en Pendiente, puedes volver a juntar las ventas del periodo y actualizar los totales:

En el detalle de la corrida, toca Editar en Desk ↗ (arriba a la derecha). Se abre el documento de la corrida en Desk.
Usa la acción 🧮 Calcular cobertura. Esto vuelve a jalar las ventas elegibles del periodo y recalcula la Liquidación, el Bono y el Esperado.

Importante. Recalcular la cobertura solo funciona en corridas Pendientes. Una corrida ya conciliada no se toca, para no alterar el histórico. Si necesitas corregir una ya conciliada, ajústala con cuidado en Desk (ver "Casos borde").

Exportar a Excel

La conciliación y sus ventas se pueden exportar a Excel para pasárselas a contabilidad o para cotejarlas contra el estado de cuenta. La exportación se hace desde Desk (la pantalla de Mercado no tiene botón propio de Excel):

En el detalle de la corrida, toca Editar en Desk ↗ (arriba a la derecha). Se abre el documento de la corrida en Desk.
Desde ahí, ve a la lista del documento, cámbiala a vista de reporte (Report View) y usa Menú > Exportar para bajarla a Excel o CSV. Elige si exportas solo las filas visibles o todas.

Tu rol de Sales Manager (y el de System Manager) tiene permiso de exportar; un operador (Sales User) no.

Nota. Puedes exportar la corrida completa (el resumen por proveedor y periodo) o el desglose de ventas cubiertas (venta por venta), según lo que necesite contabilidad. Cuál de los dos conviene bajar y con qué columnas depende de tu instalación; confírmalo con tu configuración. Para el paso a paso general de exportar desde Desk, ve la página «Cómo exportar un reporte (Excel o PDF)» del manual.

Casos borde y qué hacer si algo falla

Te equivocaste en el monto recibido. Mientras el corte lo permita, vuelve a abrir la corrida; si ya está conciliada y necesitas cambiar el depósito, ajústalo en Desk con Editar en Desk ↗. Ten cuidado: reconciliar recalcula los estatus por venta.
Falta una venta en la corrida. Su expediente probablemente no estaba Completo al momento de crearla. Bloquéalo en Ventas a crédito y luego, en Desk, usa 🧮 Calcular cobertura sobre la corrida Pendiente para volver a jalarla.
"Ya existía conciliación para ese periodo." No es un error: ya habías creado esa semana para ese proveedor. Selecciónala en la lista de la izquierda y continúa ahí.
Barra roja de error al calcular o crear. El texto indica el motivo (por ejemplo, falta proveedor o periodo). Complétalo y reintenta.
Diferencia recurrente con un proveedor. Si semana tras semana el "Esperado" no coincide con el depósito, revisa la fórmula de ese proveedor en el catálogo (Credit Provider): quizá la comisión cambió y hay que actualizarla. Eso es tarea del gerente.

Importante. La conciliación es tu control de que la financiera te está pagando lo pactado. Una corrida en Discrepancia es una señal para reclamar: revisa cuáles ventas quedaron en "Faltante" y da seguimiento con el proveedor antes de cerrar el mes.

Regla de Doco: nunca liquides una venta cuyo expediente no esté en Completo, y concilia siempre contra el estado de cuenta bancario, no contra el portal del proveedor. Una corrida ya conciliada no se vuelve a jalar sola: si bloqueaste un expediente tarde, recalcula la cobertura mientras la corrida siga Pendiente, antes de conciliar.

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