Cancelar una factura (CFDI)

A veces hay que cancelar una factura ya timbrada: te equivocaste de cliente, de importe, o la operación no se hizo. Cancelar un CFDI no es borrarlo: es avisarle al SAT que ese comprobante ya no vale. El SAT tiene reglas sobre cuándo y con qué motivo puedes cancelar, y en algunos casos el cliente debe aceptar la cancelación. Esta página te explica cómo hacerlo.

Advertencia: Cancelar es una acción fiscal real. Asegúrate de que de verdad hay que cancelar antes de continuar. Si solo cambió un dato pequeño, muchas veces conviene cancelar y volver a facturar correcto.

Pasos para cancelar

1. Abre la factura timbrada (Sales Invoice o POS Invoice).
2. Haz clic en el botón Cancelar ("Cancel"), arriba a la derecha.
3. Se abre la ventana Cancel CFDI. Elige el Motivo de Cancelación:
   • 02 – Comprobante emitido con errores sin relación. Es el más común: la factura tiene un error y no la vas a sustituir por otra.
   • 01 – Comprobante emitido con errores con relación. La factura tiene un error y la vas a reemplazar por una nueva. Este motivo te pide indicar la factura sustituta.
   • 03 – No se llevó a cabo la operación. La venta no se concretó.
   • 04 – Operación nominativa relacionada con una factura global.
4. Si elegiste el motivo 01, aparece el campo Substitute Invoice (factura sustituta): elige la factura nueva que reemplaza a esta. La factura sustituta debe estar ya timbrada.
5. Haz clic en Cancel Invoice. Aparece "Cancelling CFDI…" mientras se envía la cancelación al SAT.

[captura: ventana "Cancel CFDI" con Motivo de Cancelación y, cuando aplica, Factura Sustituta]

Qué pasa después

• Si el SAT acepta de inmediato, la factura queda cancelada y verás el mensaje "CFDI cancelled successfully".
• Si el SAT deja la cancelación en proceso (por ejemplo, cuando el cliente debe aceptarla), verás un aviso naranja. En ese caso, más tarde abre la factura y usa el botón Verificar estado de cancelación ("Check Cancellation Status") para consultar si ya se canceló.

Nota: Con el motivo 01 el cliente puede tener que aceptar la cancelación desde su buzón del SAT. Hasta que la acepte, la cancelación queda "en proceso".

Casos especiales

• Cancelar solo el timbre (sin cancelar la venta). Si la factura está mal pero la venta debe quedarse (por ejemplo, para volver a timbrarla), usa Cancel Stamp Only ("Cancelar solo el timbre") en el grupo Acciones de CFDI. Cancela el CFDI ante el SAT pero deja la venta confirmada para que la puedas volver a timbrar. Se usa sobre todo para corregir una Factura Global.
• Facturas viejas. Si aparece un aviso amarillo que dice que la factura se timbró antes de la integración actual, el sistema solo cancela el registro interno. En ese caso debes cancelar el CFDI a mano en el portal del SAT.

[VERIFICAR: el SAT limita el plazo para cancelar (por lo general dentro del mismo ejercicio fiscal y según reglas vigentes). Si el sistema rechaza la cancelación por plazo, consúltalo con el administrador o el contador.]