Cotizaciones

Una cotización es un presupuesto que le das al cliente antes de vender: lista los productos y su precio, pero todavía no descuenta inventario ni cobra. Sirve para que el cliente lo piense; cuando acepta, la conviertes en venta.

Crear una cotización

1. Abre el buscador y escribe Cotización (Quotation). Da clic en + Agregar Cotización (New).
2. En Cotización para (Quotation To) elige Cliente (Customer).
3. En Parte / Cliente (Party Name) busca y elige al cliente. Si no existe, créalo primero (ver Registrar un cliente).
4. En la tabla de Artículos (Items) agrega cada producto: elige el Código de artículo (Item Code) y escribe la Cantidad (Qty). El precio se llena solo desde la lista de precios.
5. Revisa la Válida hasta (Valid Till) para poner hasta qué día respetas ese precio.
6. Da clic en Guardar (Save) y luego en Validar / Enviar (Submit).

[captura: cotización con el cliente arriba y la tabla de artículos con cantidades y precios]

Nota: los precios ya incluyen IVA. No agregues el impuesto aparte. Nota: mientras la cotización esté en Borrador (Draft) puedes editarla. Una vez que la Validas (Submit) queda en firme.

Convertir la cotización en venta

Como las ventas normales se hacen por Factura de venta (Sales Invoice), jala la cotización dentro de la factura:

1. Abre el buscador y escribe Factura de venta (Sales Invoice). Da clic en + Agregar (New).
2. Da clic en el botón Obtener artículos de (Get Items From) y elige Cotización (Quotation).
3. Busca y selecciona la cotización del cliente. Los artículos y precios se copian solos a la factura.
4. Verifica que esté marcada la casilla Actualizar existencias (Update Stock) para que la venta descuente inventario.
5. Registra el pago y da clic en Guardar y Validar (Submit).

Nota: al Validar la factura con Actualizar existencias marcada, el stock de los productos baja automáticamente. Importante: revisa que el precio y las cantidades sean los mismos que cotizaste antes de cobrar.

[VERIFICAR: en tu tienda las ventas de mostrador quizá se hagan desde el punto de venta (POS) en lugar del Desk; en ese caso usa "Obtener artículos de → Cotización" dentro de la pantalla de venta del POS si está disponible.]

Si el cliente ya no compra

1. Abre la cotización.
2. Da clic en Marcar como perdida (Set as Lost) e indica el motivo.

Nota: marcar como perdida no borra la cotización; solo la deja registrada como no concretada, útil para saber qué se cotizó y no se vendió.