Asistencia y checada del personal

El sistema puede registrar las entradas y salidas del personal (la «checada») y, con eso, armar la asistencia del mes para la nómina. Como encargado, tú registras o revisas las checadas y consultas el reporte de asistencia. Esta página explica cómo hacerlo desde la interfaz.

Nota: la asistencia forma parte del módulo de Recursos Humanos (Frappe HR). Si no ves estas pantallas, tu usuario no tiene ese permiso; pídeselo a quien administra el sistema.

Cómo funciona (en corto)

Cada entrada o salida se guarda como un Registro de Entrada (Employee Checkin), con la hora y si es Entrada (IN) o Salida (OUT).
Al terminar el día, el sistema junta esas checadas y arma la Asistencia (Attendance) de cada empleado: Presente, Ausente o Medio Día.
Al final del mes, el reporte Monthly Attendance Sheet (Hoja de Asistencia Mensual) te da la asistencia de todos, día por día, para la nómina.

Hay dos formas de que las checadas se conviertan en asistencia:

Automática (Auto Attendance). Si defines un Tipo de Turno (Shift Type) con la asistencia automática activada y se lo asignas a los empleados, el sistema marca la asistencia solo a partir de las checadas (Employee Checkin) de cada persona (referencia: https://docs.frappe.io/hr/auto-attendance). Es lo recomendado cuando hay un reloj checador o cuando el personal checa de forma disciplinada.
Manual. Si no hay turnos configurados, capturas las checadas o marcas la asistencia a mano. Este flujo siempre funciona y es el que cubren las secciones de abajo.

Requisito de la automática: el Tipo de Turno debe crearse y asignarse a los empleados antes de que existan sus registros de checada. La asistencia automática solo toma en cuenta las checadas creadas después de asignar el turno (referencia: https://docs.frappe.io/hr/auto-attendance). Confirma con tu configuración si tus empleados ya tienen un Tipo de Turno asignado; si no lo tienen, usa la captura manual.

Registrar una checada a mano

Úsalo si no hay reloj checador (biométrico) o si a alguien se le olvidó checar.

Abre la barra de búsqueda (Ctrl + G) y escribe Employee Checkin.
Abre Employee Checkin (Registro de Entrada) y haz clic en + Nuevo.
Llena los campos:
- Empleado (Employee): elige a la persona.
- Hora (Time): la fecha y hora del movimiento.
- Tipo de registro (Log Type): elige IN para entrada o OUT para salida.
Haz clic en Guardar.
Al final del turno, repite el paso con Log Type = OUT para registrar la salida.

[captura: formulario de Employee Checkin con Empleado, Hora y Tipo de registro]

Nota: registra la entrada al inicio y la salida al final. Cuando hay Tipo de Turno con asistencia automática, el sistema calcula las horas trabajadas a partir de esas dos checadas: puede tomar el tiempo entre la primera Entrada y la última Salida del turno, o sumar cada par Entrada/Salida válido, según cómo esté configurado el turno (referencia: https://docs.frappe.io/hr/shift-type).

Empleados que checan desde el celular: Frappe HR permite que el personal registre su propia entrada y salida desde la app móvil (viene activado por defecto en HR Settings). Referencia: https://docs.frappe.io/hr/hr-settings. Si tu equipo usa la app, tú solo corriges los olvidos.

Registrar o revisar la asistencia de un periodo

Si necesitas marcar la asistencia de varios empleados de un jalón, sin depender de checadas:

Abre la barra de búsqueda (Ctrl + G) y escribe Employee Attendance Tool.
Abre Employee Attendance Tool (Herramienta de Asistencia).
Elige la fecha y, si aplica, el turno o el departamento. La herramienta lista a los empleados que aún no tienen asistencia marcada ese día.
Marca a cada empleado según corresponda:
- Present (Presente): asistió el día completo.
- Absent (Ausente): no asistió.
- Half Day (Medio Día): asistió media jornada.
Haz clic en Marcar asistencia (Mark Attendance) para guardar.

[captura: Employee Attendance Tool con la lista de empleados y el botón de marcar asistencia]

Importante: no se puede marcar asistencia de una fecha futura, ni antes de la fecha de ingreso del empleado. Registra la asistencia del día en curso o de días ya pasados. Tampoco se duplica: si un empleado ya tiene asistencia ese día (por captura manual o por la automática), no vuelve a aparecer en la lista.

Corregir una checada o una asistencia

Falta una checada: captura el Employee Checkin que faltó (ver arriba) con la hora real. Si usas asistencia automática, el turno la reprocesará; si no, ajusta la asistencia con la herramienta.
Una asistencia quedó mal: abre el registro de Attendance de ese empleado y ese día, corrígelo y vuelve a guardarlo (o cancélalo y márcalo de nuevo). Cada día tiene un solo registro de asistencia por empleado.

Consultar el reporte de asistencia del mes

Abre la barra de búsqueda (Ctrl + G) y escribe Monthly Attendance Sheet.
Abre Monthly Attendance Sheet (Hoja de Asistencia Mensual).
En los filtros, elige el mes, el año y la empresa.
Verás una cuadrícula con los empleados en las filas y los días en las columnas, con el estatus de cada quien día por día. Si asignaste turnos, la hoja también muestra la asistencia por turno (referencia: https://docs.frappe.io/hr/human-resources-reports).
Si prefieres un resumen en vez del detalle diario, cambia a la vista resumida (summarized view): te da, por empleado, el total de días presentes, ausentes, de permiso (leave), festivos y sin marcar (unmarked) (referencia: https://docs.frappe.io/hr/human-resources-reports).
Para entregarlo a nómina o al contador, expórtalo. Revisa la página Cómo exportar un reporte (Excel o PDF).

[captura: Monthly Attendance Sheet con empleados en filas y días en columnas]

Nota: esta hoja mensual suele servir como registro de asistencia para trámites. Confirma con tu contador si la necesita en algún formato específico. Si necesitas saber quién trabajó en días festivos, existe además el reporte Employee Holiday Attendance (referencia: https://docs.frappe.io/hr/human-resources-reports).

Cómo la asistencia afecta el pago

La asistencia no es solo un registro: alimenta la nómina. Cuando el pago se calcula con base en la asistencia, Frappe HR revisa los registros de Attendance del periodo y considera los días ausentes, los de medio día, la asistencia en días festivos, el tipo de permiso usado y los días sin marcar (referencia: https://docs.frappe.io/hr/leave-management/help-articles/leave-calculation-in-salary-slip).

Los días sin marcar pueden contar como ausentes y reducir los días pagados, según la configuración de nómina.
El medio día paga una fracción del día; esa fracción se define en HR Settings (por ejemplo 0.5 o 0.75) (referencia: https://docs.frappe.io/hr/hr-settings).

Por eso conviene cerrar el mes con la hoja de asistencia completa y sin huecos.

Checadas desde un reloj biométrico (opcional)

Si tu tienda tiene un reloj checador o control de acceso, sus registros de entrada/salida se pueden cargar como Employee Checkin en el sistema y de ahí la asistencia automática hace el resto. La vía más simple es exportar un Excel/CSV del equipo e importarlo con la herramienta de importación de datos; también hay integraciones directas según el modelo del reloj (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/integrating-erpnext-with-biometric-attendance-devices). Coordina esta parte con quien administra el sistema.

Advertencia: corrige los errores de checada el mismo día que los notes. Una salida sin registrar puede hacer que el empleado aparezca con menos horas o como ausente, y eso afecta su pago.

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