Alta de sucursal y equipo

Esta página es para el encargado o gerente que administra las tiendas (sucursales) del negocio y decide quién trabaja en cada una y con qué nivel de acceso. Aquí das de alta una tienda nueva, la conectas con su almacén y su lista de precios, registras a las cajas (POS) que le pertenecen y agregas a los usuarios del equipo con su nivel correspondiente.

Todo esto se hace en el Escritorio de Frappe (Desk), no en la app de catálogo Mercado. El doctype que administra las tiendas se llama Mercado Shop, y el equipo de cada tienda se guarda en la tabla hija Mercado Shop Member.

Importante: crear y editar tiendas requiere el rol System Manager (administrador del sistema). Un Sales Manager puede ver las tiendas y exportarlas, pero no puede crearlas ni modificarlas. Si necesitas dar de alta una sucursal y no tienes permiso, pídeselo a quien administre el sistema.

1. Qué es una tienda (Mercado Shop) y por qué importa

Una Mercado Shop es una tienda física / punto de venta dentro del negocio. Es el equivalente, del lado de Mercado, al "Laboratorio" del taller. Cada tienda:

• Fija un almacén por defecto y una lista de precios por defecto.
• Lleva la lista de usuarios que la operan (con su nivel de acceso).
• Registra las cajas (POS Profiles) que le pertenecen.

El "por qué" es que la tienda funciona como un filtro de alcance (scope): para los usuarios que no son administradores, la tienda activa recorta lo que ven en tableros, en el ledger de inventario y en el catálogo. Así, un vendedor de la tienda Centro ve las existencias y los movimientos de su tienda, no los de todas.

2. Dar de alta una tienda nueva

1. En el Escritorio, abre el listado de Mercado Shop (búscalo en la barra de búsqueda de arriba escribiendo Mercado Shop, o entra a la ruta /desk/mercado-shop).

2. Haz clic en + Add Mercado Shop (Nuevo).

3. Llena los campos de identificación:

   • Shop ID (obligatorio, único): identificador estable de la tienda, por ejemplo DOCO-CDMX-01. Este valor se convierte en el nombre interno del documento, así que elige algo corto y que no vayas a querer cambiar. No uses acentos ni espacios raros.
   • Nombre (shop_name, obligatorio): nombre amigable que verá la gente, por ejemplo Tienda Centro.
   • Estado (status): Active (activa) o Inactive (inactiva). Se crea como Active por defecto. Pon Inactive cuando cierres una sucursal en lugar de borrarla, así conservas su historial.

4. Llena la ubicación en el árbol de territorios:

   • Territorio (territory): elige el nodo del árbol de Territory al que pertenece la tienda. Esto es lo que hace funcionar a los Region Managers: un gerente de región ve todas las tiendas cuyo territorio desciende del suyo (ver sección 5). Si no usas gerentes de región, de todos modos conviene poner un territorio coherente.

   [captura: formulario de Mercado Shop con Shop ID, Nombre, Estado y Territorio]

5. Llena la columna de configuración operativa:

   • Compañía (company): la Company de ERPNext a la que pertenece la tienda.
   • Almacén por defecto (default_warehouse): el almacén que se usa para mostrar existencias y filtrar el ledger de inventario de los usuarios de esta tienda.
   • Lista de precios por defecto (default_price_list): la Price List que se usa para el catálogo y para filtrar el ledger de cambios de precio.
   • Zona horaria (timezone): por defecto America/Mexico_City. Déjala así salvo que la sucursal esté en otro huso.

6. (Opcional pero recomendado) Llena la sección Contacto + Branding (es plegable):

   • Dirección (address), Teléfono (phone), Email (email).
   • Manager principal (manager_user): el usuario responsable de la tienda. Ver la nota importante abajo.
   • Logo (logo) y Notas (notes).

7. Guarda con Ctrl+S o el botón Save.

Nota — el Manager principal se vuelve miembro automáticamente: al guardar por primera vez (y en cada guardado posterior), el sistema se asegura de que el usuario que pusiste en Manager principal exista en la tabla de Miembros con nivel Shop Manager. No tienes que agregarlo a mano; si ya está, no lo duplica. Esto garantiza que el responsable siempre tenga acceso completo a su tienda.

3. Agregar al equipo (miembros y niveles)

La tabla Miembros (members, doctype hijo Mercado Shop Member) es la lista de usuarios que operan la tienda. Cada renglón tiene tres campos:

Para agregar a alguien:

1. En el formulario de la tienda, ve a la sección Equipo (managers + usuarios).
2. En la tabla Miembros, haz clic en Add Row.
3. Elige el Usuario.
4. Elige el Nivel (ver la sección 4 para qué significa cada uno).
5. Si quieres que ésta sea la tienda con la que ese usuario arranca al entrar, marca Default para este usuario.
6. Repite para cada persona del equipo y guarda.

[captura: tabla de Miembros con varias filas mostrando Usuario, Nivel y el check de Default]

Importante — el "Default" es único por usuario en TODO el sistema: un mismo usuario sólo puede tener una tienda marcada como default. Si marcas esta tienda como default de Juan, y Juan ya tenía otra tienda como default, el sistema le quita el flag a la otra automáticamente al guardar. Además, si por error marcas dos renglones del mismo usuario en la misma tienda, sólo se conserva el primero. Esto evita que el switcher de la app no sepa con qué tienda arrancar.

Caso borde: un usuario en varias tiendas

Un mismo usuario puede aparecer en la tabla de Miembros de varias tiendas, incluso con niveles distintos. Por ejemplo, un vendedor puede ser User en dos sucursales. Sólo una de esas filas puede llevar el flag Default para este usuario; esa será la tienda con la que arranque. Podrá cambiar de tienda con el selector de tienda (ver sección 6).

4. Qué puede hacer cada nivel

El campo Nivel decide cuánto ve y puede hacer el usuario:

• User (Usuario): tablero reducido ("slim") y acceso sólo a esta tienda. Es el nivel del vendedor de piso.
• Shop Manager (Encargado de tienda): tablero completo de esta tienda. Es el nivel del encargado de la sucursal. Además, quien esté en Manager principal de la tienda recibe este nivel automáticamente.
• Region Manager (Gerente de región): tablero completo de todas las tiendas cuyo territorio desciende del territorio de esta tienda. Ver la sección 5.

Nota: además del nivel dentro de Mercado, hay que considerar los roles de Frappe (System Manager, Sales Manager, Sales User) que controlan permisos a nivel de todo el sistema. El Nivel de Mercado Shop Member ajusta lo que la app de Mercado muestra; los roles de Frappe controlan lo que se puede editar en el Escritorio. Un buen encargado de tienda suele tener el nivel Shop Manager aquí y el rol Sales Manager en su usuario.

5. Gerentes de región (Region Manager) y el árbol de territorios

El nivel Region Manager es especial: no da acceso sólo a la tienda donde lo pusiste, sino a toda la rama del árbol de territorios que cuelga del territorio de esa tienda.

Ejemplo: si tienes el territorio México con hijos CDMX y Occidente, y la tienda "Matriz Occidente" tiene territorio Occidente, entonces un usuario marcado como Region Manager en "Matriz Occidente" verá el tablero completo de todas las tiendas cuyo territorio sea Occidente o cualquier descendiente de Occidente.

Por eso es importante:

1. Mantener el árbol de Territory bien armado (padres e hijos correctos).
2. Poner el Territorio correcto en cada tienda.

Si el árbol está mal, un gerente de región puede terminar viendo de menos (o de más) tiendas.

6. Cómo cambia de tienda el equipo (selector de tienda)

Dentro de la app de Mercado hay un selector de tienda en la barra lateral (el componente que muestra el nombre de la tienda activa). Su comportamiento:

• Si el usuario sólo tiene una tienda y no es administrador, verá el nombre de su tienda como una etiqueta fija (🏬), sin poder cambiar.
• Si tiene más de una tienda, o puede ver todas, verá un menú desplegable para elegir.
• Los administradores ven además la opción 🌐 Todos los shops, que quita el filtro por tienda y muestra todo.

Cuando el usuario cambia de tienda, la app recarga para que los tableros y ledgers se vuelvan a cargar bajo la nueva tienda. El valor elegido se guarda como preferencia del usuario (clave mercado_shop), así que el Escritorio y la app comparten el mismo alcance.

Nota: el selector guarda la tienda activa por usuario. No confundas "tienda activa" (lo que estás viendo ahora) con "Default para este usuario" (con qué tienda arrancas). El default es el punto de partida; la tienda activa es donde estás parado en este momento.

7. Registrar las cajas (POS Profiles) de la tienda

La sección POS (cajas de esta tienda) contiene la tabla POS Profiles (pos_profiles, doctype hijo Mercado Shop POS Profile). Aquí registras qué cajas (POS Profiles de ERPNext) pertenecen a esta sucursal.

1. Abre la sección plegable POS (cajas de esta tienda).
2. En la tabla, haz clic en Add Row.
3. Elige el POS Profile en el campo.
4. Repite por cada caja de la tienda y guarda.

El "por qué" es contable: el arqueo de caja (Mercado Cash Count) resuelve a qué tienda pertenece el efectivo a partir del POS Profile usando esta tabla. Si una caja no está registrada aquí, el arqueo cae a un agrupamiento por compañía que es sólo de respaldo visual.

Advertencia — una caja pertenece a UNA sola tienda: el sistema no te dejará guardar si:

• El mismo POS Profile aparece dos veces en esta tienda → verás "POS Profile … está duplicado en esta tienda."
• El POS Profile ya pertenece a otra tienda → verás "POS Profile … ya pertenece a la tienda … Un perfil sólo puede pertenecer a una tienda."

Si necesitas mover una caja de una tienda a otra, primero quítala de la tienda vieja, guarda, y luego agrégala a la nueva. Si no, la evidencia de efectivo se asignaría a la tienda equivocada.

8. Política de conteo por tienda (opcional)

La sección plegable Política de conteo (override por tienda) permite que esta tienda ignore la política global del Cycle Count Plan y use sus propios valores:

• Anular política global del plan (cc_override_policies): apagado = la tienda hereda del Cycle Count Plan. Encendido = mandan los tres campos de abajo.
• Conteo ciego (todos los ítems) (cc_blind_count): si está encendido, todos los conteos de esta tienda se hacen a ciegas.
• Umbral alto valor (cc_hv_blind_threshold): los ítems con costo igual o mayor a este monto se cuentan a ciegas y entran a la política de evidencia. 0 = apagado.
• Evidencia fotográfica (cc_proof_policy): off (opcional), hv_only (obligatoria en alto valor) o hv_and_recheck (obligatoria en alto valor más re-conteo).

Nota: este mismo override se puede editar también desde la app de Mercado, en Configuración → Política de conteo por tienda, sin entrar al Escritorio. Ver la página Ajustes de Mercado.

9. Errores comunes y cómo evitarlos

• "No puedo crear la tienda / los campos están en gris": no tienes rol System Manager. Pide que te lo asignen o que la cree quien administre el sistema.
• Un vendedor no ve nada al entrar: revisa que esté en la tabla de Miembros de al menos una tienda y que esa tienda esté Active. Si tiene varias, revisa cuál tiene marcado el default.
• El arqueo asigna el efectivo a otra tienda: la caja (POS Profile) está registrada en la tienda equivocada. Corrige la tabla POS Profiles.
• Un gerente de región ve de menos tiendas: revisa el árbol de Territory y el campo Territorio de las tiendas.

[VERIFICAR: confirmar con una captura real la ruta exacta del Escritorio para Mercado Shop en este sitio (/desk/mercado-shop vs /app/mercado-shop).]