Ajustes de inventario: la Reconciliación de Stock (Stock Reconciliation)

La Reconciliación de Stock (Stock Reconciliation) es el documento de ERPNext con el que corriges la cantidad de un artículo en un almacén para que coincida con lo que hay físicamente. A diferencia de una entrada o salida de material, la reconciliación fija una cantidad absoluta: le dices al sistema "en este almacén hay exactamente 7 piezas", y ERPNext calcula solo la diferencia contra lo que tenía registrado y genera el asiento contable correspondiente.

En la operación de mercado hay dos caminos para llegar a una reconciliación, y conviene tener claro cuál usas:

Automático, desde el conteo cíclico. Cuando verificas una discrepancia en la revisión de un conteo, el sistema arma y envía la reconciliación por ti, con la cantidad que contó el empleado. Es el camino normal y el recomendado — deja rastro (liga la tarea, la fila, quién verificó). Ver Revisar y cerrar tareas.
Manual, en Desk. Creas la reconciliación a mano cuando el ajuste no viene de una tarea de conteo: una corrección de apertura, un descuadre que detectaste fuera del ciclo, una merma que hay que registrar ya.

Esta página cubre el camino manual y explica, en ambos casos, qué significan la cantidad, la valuación y la cuenta de ajuste.

Importante: crear una reconciliación exige el rol Stock Manager. Ser gerente de conteo (Sales Manager) no basta; es un permiso aparte. Sin él, tanto el botón manual como la verificación de una discrepancia te devolverán: "Se requiere el rol 'Stock Manager' para crear el ajuste de inventario."

1. ¿Cuándo usar una reconciliación (y cuándo no)?

Sí usa reconciliación cuando:

Hiciste un conteo físico y el sistema no cuadra con la realidad.
Vas a cargar el inventario inicial de un almacén nuevo (existe el propósito Opening Stock para eso).
Necesitas corregir la valuación (costo) además de la cantidad.

No uses reconciliación cuando:

Estás recibiendo o despachando mercancía real → eso es una entrada/salida de material (Stock Entry), no una reconciliación.
El descuadre lo detectó el conteo cíclico → deja que el flujo de conteo cree la reconciliación al verificar; así queda ligada a la tarea.

Advertencia — la trampa de la cantidad absoluta: una reconciliación no suma ni resta, fija. Si registras "hay 5" y entre tu conteo físico y el momento de guardar entró una venta, esa venta desaparece del cálculo porque tú acabas de decir que hay 5, punto. Por eso el flujo de conteo cíclico bloquea el ajuste si el stock del sistema se movió desde el snapshot y te pide recontar. En el camino manual no hay quien te frene: cuenta y captura con el menor tiempo posible entre medias, y de preferencia cuando no haya movimiento en ese almacén.

2. Crear la reconciliación paso a paso (en Desk)

En Desk, busca Stock Reconciliation y crea un documento nuevo.
En Propósito (Purpose), deja Stock Reconciliation para una corrección (usa Opening Stock solo para inventario inicial).
Ajusta la fecha y hora de contabilización si necesitas que el asiento caiga en un momento específico (ver §4). Por omisión es hoy.
Presiona Traer artículos (Fetch Items from Warehouse / "Obtener artículos del almacén"): se abre un cuadro donde eliges el Almacén y, opcionalmente, un Grupo de artículos para acotar. ERPNext carga los artículos de ese almacén con su cantidad actual ya llenada.
En la tabla, para cada artículo, escribe en Cantidad la cifra que contaste físicamente. Deja igual los que sí cuadran (o bórralos de la tabla para mantener el documento limpio).
Revisa la Tasa de valoración (costo) — ver §3 sobre cuándo tocarla.
Confirma la Cuenta de diferencia y el Centro de costos (ver §5).
Guarda y luego Envía (Submit). Al enviar es cuando se genera el movimiento de inventario y el asiento contable; guardar solo deja un borrador.

[captura: documento Stock Reconciliation con el botón "Traer artículos" y la tabla mostrando Cantidad actual vs Cantidad y Tasa de valoración]

Nota: trae solo lo que vas a ajustar. Si dejas 300 renglones que ya cuadraban, ERPNext los procesa igual (sin efecto) pero el documento queda pesado y difícil de auditar. Menos renglones = ajuste más claro.

[VERIFICAR: nombres exactos en Desk en español] — Según la traducción instalada, los rótulos pueden aparecer como Traer artículos / Obtener artículos, Cantidad / Cantidad Cualitativa, Tasa de Valoración y Cuenta de Diferencia. Confirma el texto exacto en la instancia antes de imprimir esta guía.

3. Capturar la cantidad real (y qué pasa con la valuación)

La columna clave es Cantidad: es lo que contaste, y se vuelve la nueva verdad. ERPNext muestra al lado la Cantidad actual (lo que tenía el sistema) para que veas la diferencia.

Sobre el costo (Tasa de valoración), la regla de oro es: un conteo corrige cantidad, no precio. Cuando la reconciliación la crea el conteo cíclico, el sistema no inventa un costo; valúa el stock ajustado tomando, en este orden, el primer valor positivo que encuentre:

El costo que haya tecleado el contador (raro, casi nunca lo hace).
El costo del snapshot (lo que valía al momento de fotografiar).
La valuación actual del artículo en ese almacén.
El costo del catálogo del artículo.

Importante — por qué importa el costo positivo: ERPNext rechaza un aumento de cantidad valuado en 0 (te dice "Valuation Rate required for Item…"). Si vas a subir existencias de un artículo que hoy marca costo 0, tienes que darle un costo válido, o el envío falla. Para una baja de cantidad, un costo 0 sí lo acepta. Si en el camino manual te topas con este error, revisa que el artículo tenga una valuación razonable antes de aumentar su stock.

4. La fecha de contabilización (dónde cae el asiento)

La reconciliación genera un asiento contable, así que cuándo lo fechas importa:

Hoy (recomendado): el ajuste se registra el día en que reconcilias. Es lo más seguro contablemente porque no toca periodos ya cerrados.
Fecha de observación: la fecha en que se contó físicamente. Solo úsala si de verdad el ajuste pertenece a ese día — puede caer en un periodo cerrado y provocar rechazos o recálculos.

Advertencia: evita fechar un ajuste a medianoche o antes de las ventas del propio día. Si lo colocas antes de movimientos que ya ocurrieron, ERPNext tiene que recalcular hacia atrás todos los asientos posteriores de ese artículo — es lento y puede alterar valuaciones ya cerradas. En el flujo automático, el sistema fecha el ajuste a la hora real justamente para no caer en esto. En el manual, usa hoy salvo que tengas una razón contable clara.

5. La cuenta de ajuste (dónde va la diferencia)

La diferencia de valor entre lo que había y lo que hay tiene que ir a alguna cuenta contable. Ese es el campo Cuenta de diferencia (Difference Account).

Por omisión, ERPNext propone la cuenta de Ajuste de Inventario (Stock Adjustment) que la empresa tiene configurada como cuenta de ajuste de inventario.
Si contaste menos de lo que decía el sistema (merma), la diferencia es un gasto/pérdida que golpea esa cuenta.
Si contaste más (aparecieron piezas), es lo contrario: el inventario sube y la cuenta de ajuste refleja la ganancia.
El Centro de costos (Cost Center) determina a qué área se le atribuye ese ajuste; ERPNext lo prellena con el centro de costos de la empresa.

Importante: la cuenta de diferencia no es la cuenta de inventario en sí — esa (activo) la mueve ERPNext automáticamente. La cuenta de diferencia es la contrapartida donde aterriza el impacto del descuadre. Si tu contador te pidió una cuenta específica para mermas de conteo, es este campo el que ajustas. Cámbialo solo con criterio contable; ante la duda, deja la cuenta de ajuste por omisión.

6. Cómo queda el rastro (auditoría)

Cuando la reconciliación nace del conteo cíclico, el sistema le adjunta un comentario con el contexto completo: la tarea, la fila, el número del sistema, el número contado y quién verificó — algo del estilo "Ajuste por conteo cíclico · tarea … · fila … · sistema 9 → contado 7 · verificó …". Ese comentario aparece en la línea de tiempo del documento y es consultable. Es tu respaldo del por qué de cada movimiento de stock.

En el camino manual no hay ese comentario automático. Buena práctica: escribe tú una nota o comentario explicando el motivo del ajuste, para que dentro de seis meses cualquiera entienda de dónde salió.

Nota: el documento es idempotente desde el conteo — una fila de conteo ya reconciliada no genera un segundo ajuste; queda ligada a su reconciliación. En el camino manual, cuídate tú de no duplicar: no crees dos reconciliaciones para el mismo descuadre.

Errores frecuentes

"Se requiere el rol 'Stock Manager'…" — No tienes permiso para ajustar inventario. Pídelo o que lo haga alguien que lo tenga.
"El stock del sistema cambió desde el snapshot del conteo…" (solo flujo de conteo) — Hubo movimiento entre el conteo y el ajuste; recuenta antes de ajustar.
"Valuation Rate required for Item…" — Intentas subir existencias de un artículo sin costo válido; dale una valuación positiva.
La fila no tiene un conteo físico registrado — Intentaste ajustar una fila que solo se alertó pero nunca se contó. Cuéntala primero.

Documentos relacionados: Revisar y cerrar tareas · Configurar la rotación · Salud de inventario.

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