Qué necesitas del cliente para facturar

Cuando un cliente te pide factura, primero le pides sus datos fiscales. Son los datos con los que el SAT identifica a quién le facturas. Si falta uno o viene mal escrito, el timbrado falla y no sale la factura. Pide siempre los cinco datos de esta página, tal como aparecen en su Constancia de Situación Fiscal (CSF).

Por qué se piden estos datos

En el sistema, la factura se arma con lo que está guardado en la ficha del cliente (Customer) y su dirección (Address). El campo estándar donde va el RFC es el Tax ID («identificación fiscal») del cliente, que en México usamos como RFC; el código postal vive en la dirección del cliente, no en la venta. Por eso conviene dejar la ficha completa una vez: a partir de ahí, cada factura de ese cliente sale bien sin volver a capturar. La ficha del cliente puede tener varias direcciones y contactos ligados (por ejemplo domicilio fiscal y punto de entrega) sin duplicar al cliente (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/customer).

Los cinco datos de abajo (RFC, régimen, uso de CFDI, etc.) son requisitos del CFDI 4.0 en México; no son parte del ERPNext estándar, sino de la configuración fiscal mexicana. Si algún dato no encaja con las opciones que ves, confirma con tu configuración fiscal.

Los 5 datos que debes pedir

RFC. Es la clave del cliente ante el SAT. Va en el campo Tax ID de la ficha.
- Una persona (física) tiene un RFC de 13 caracteres.
- Una empresa (moral) tiene un RFC de 12 caracteres.
- Pídelo tal cual, con letras y números. No inventes ni corrijas letras: si no coincide con el padrón del SAT, el timbre se rechaza.
Nombre o Razón Social. El nombre completo de la persona o el nombre de la empresa, exactamente como está en la CSF.
- Escríbelo en MAYÚSCULAS.
- No pongas el tipo de sociedad al final (por ejemplo «SA DE CV» o «S. de R.L.»). El CFDI 4.0 no lo lleva y su presencia hace que el SAT rechace la factura.
Uso del CFDI. Para qué va a usar la factura. Lo decide el cliente (o su contador). Los más comunes en una tienda son:
- G01 – Adquisición de mercancías
- G03 – Gastos en general
Régimen Fiscal. El régimen con el que el cliente está dado de alta en el SAT. Ejemplos frecuentes:
- 626 – Régimen Simplificado de Confianza (RESICO)
- 612 – Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales
- 601 – General de Ley Personas Morales (empresas)
Código Postal. El código postal de su domicilio fiscal (el que aparece en la CSF), de 5 dígitos. Va en la dirección del cliente.

Importante: El Código Postal es el del cliente, no el de la tienda. Si pones el de la tienda, el SAT rechaza la factura.

Nota: El Régimen Fiscal debe corresponder al tipo de RFC. Un RFC de persona (13 caracteres) no puede llevar un régimen que es solo para empresas, y al revés. El uso de CFDI también debe ser compatible con el régimen del cliente; si no lo es, el timbre se rechaza. Cuando tengas duda, deja que el cliente o su contador te confirmen el uso y el régimen.

La forma más fácil: pídele su Constancia (CSF)

La manera más segura de no equivocarte es pedirle al cliente su Constancia de Situación Fiscal en PDF. El sistema la lee y llena los datos por ti, así no dependes de que te dicten bien el RFC o el nombre.

Entra a la ficha del cliente (Customer).
Haz clic en el botón Cargar CSF.
Sube el archivo PDF de la Constancia.
Revisa la ventana Datos de la Constancia: te muestra qué datos va a actualizar (RFC, nombre, régimen).
Haz clic en Aplicar al cliente.

[captura: ficha del cliente con los botones «Validar datos fiscales» y «Cargar CSF»]

Nota: El Código Postal se captura a mano en la dirección del cliente; la carga de la CSF no lo aplica solo. Después de cargar la Constancia, abre Address & Contact en la ficha del cliente, crea o edita su dirección de facturación y escribe ahí el CP del domicilio fiscal (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/customer).

Regla de Doco: guarda la CSF una sola vez y valida los datos con Validar datos fiscales antes de la primera factura. Un cliente bien dado de alta se factura en segundos la próxima vez; uno mal capturado te cuesta un timbre rechazado cada vez.

Si el cliente no quiere dar sus datos

Si el cliente solo quiere su ticket y no pide factura a su nombre, no le pidas nada: la venta se factura después de forma agrupada con el RFC genérico XAXX010101000 (PÚBLICO EN GENERAL). Eso lo haces con la Factura Global a principios de mes (ver la página «Factura global»).

Nota: Cuando se usa el RFC genérico, el sistema pone solo el régimen 616 y el uso S01 automáticamente. No tienes que escribirlos. Estos valores son fijos para público en general; si tu configuración fiscal usa otros, confírmalo con tu contador.

Relacionado

Facturar una venta
Factura global (ventas al público en general)
Cancelar una factura
Configurar el Punto de Venta (Perfil de POS)