Revisar y cerrar tareas de conteo (gerente)

Cuando un contador termina su tarea del día, la envía a revisión. La tarea deja de ser suya y aparece en tu bandeja Por revisar. Aquí es donde tú, como gerente, decides qué hacer con cada diferencia: confirmarla y ajustar el inventario, o descartarla como falsa alarma. Nada de lo que hizo el contador toca el stock del sistema todavía; el ajuste real ocurre solo cuando tú lo apruebas.

Esta separación es deliberada: quien cuenta nunca es quien ajusta. El contador reporta lo que ve; tú validas y autorizas el cambio contable. Además, crear el ajuste de inventario (el Stock Reconciliation) exige el rol Stock Manager, que es un permiso aparte del de gerente de conteo. Más abajo se explica qué pasa si no lo tienes.

Nota: todo lo de esta página es solo para gerentes (rol Sales Manager o System Manager). Un contador normal no ve la pestaña Por revisar ni los botones de esta página.

1. Entender los estados de una fila

Cada renglón de una tarea (cada artículo contado) pasa por una serie de estados. Conocerlos te ahorra confusión al revisar:

Importante: el servidor decide matched vs discrepancy comparando lo que se tecleó contra la cantidad esperada guardada en el snapshot del conteo. El contador nunca clasifica; solo teclea la cantidad. Por eso el conteo a ciegas funciona: aunque el empleado no vea el stock del sistema, el sistema sí sabe si cuadra.

2. Abrir la bandeja "Por revisar"

1. Entra a Conteo de inventario (menú lateral, ícono de conteo).
2. Como gerente verás una fila de pestañas: Mi cola · Por revisar · Historial · Equipo · Calendario.
3. Presiona Por revisar. Junto al nombre aparece un contador con cuántas tareas esperan tu visto bueno.

La lista muestra una fila por tarea, con:

• El almacén y el contador que la hizo.
• La fecha y la tienda.
• Una etiqueta ámbar "N alertados" o roja "N discrep." según lo que quede por resolver.

Nota: solo ves tareas de las tiendas dentro de tu ámbito. Si un gerente está limitado a la tienda A, aunque escriba a mano el nombre de una tarea de la tienda B, no la verá — el filtro de tienda se aplica siempre del lado del servidor.

Cada fila tiene dos formas de entrar:

• Resolver (botón primario): abre la ventana Resolver conteo, la vía rápida — resuelves y cierras sin salir de la lista. Es la recomendada para el día a día.
• La flecha › (fantasma): abre la pantalla de detalle completa de la tarea (la misma que usó el contador), útil cuando quieres revisar artículo por artículo, ver fotos grandes o el historial de un ítem.

[captura: pestaña "Por revisar" con dos o tres tareas en la lista, mostrando las etiquetas de alertados y discrepancias]

3. Resolver desde la ventana "Resolver conteo" (vía rápida)

Al presionar Resolver, se abre una ventana con tres bloques:

a) Resumen arriba: Contados (X / total), Por resolver (filas que aún esperan tu decisión) y Listos.

b) Filas por resolver: un renglón por cada fila en discrepancy o flagged. Cada uno muestra:

• El nombre del artículo. Si está alertado, la razón en una etiqueta ámbar (por ejemplo Cantidad equivocada, Daño físico).
• sist. X → cont. Y: lo que decía el sistema y lo que contó el empleado, con la diferencia en una etiqueta azul (+N, sobra) o roja (−N, falta).
• Si es un artículo con series/IMEI, un aviso tipo # 2 faltan · 1 extra comparando las series escaneadas contra las del sistema.
• 📷 evidencia ↗: enlace a la foto que tomó el contador (se abre en pestaña nueva). Estas fotos viven en almacenamiento privado, así que el enlace es temporal y firmado; ábrelo con clic, no copies la URL.
• 📝 si el contador dejó una nota.

c) Acciones por fila: Verificar y (solo si está alertada) Rechazar.

Verificar una fila

Verificar significa: "confirmo que la lectura del contador es correcta". Qué pasa según el caso:

1. Si lo contado es igual a lo del sistema, verificar solo cierra la fila; no se toca el inventario.
2. Si lo contado difiere, verificar como gerente crea automáticamente el ajuste de inventario (Stock Reconciliation) que pone el stock en la cantidad que contaste. Esto pasa aunque el plan tenga apagado el ajuste automático — cuando verificas tú, tu decisión manda.

Para verificar todas las filas de golpe, usa el enlace Verificar todas (N) arriba de la lista. Se procesan una por una, en orden.

Advertencia: si en tu plan está activado Stock Entry automático en discrepancias verificadas, verificar dispara el ajuste de inventario de inmediato. La ventana te pedirá confirmar con un mensaje del tipo "Auto Stock Reconciliation está activado: se creará un ajuste de inventario inmediatamente". Léelo: es un cambio contable real, no un borrador.

Rechazar una alerta

El botón Rechazar solo aparece en filas alertadas (flagged). Úsalo cuando la bandera fue una falsa alarma — el contador reportó algo que, al revisar, no procede. La fila pasa a rejected y no se crea ningún ajuste. La razón que escribas queda en las notas de la fila para el registro.

Nota: una fila que solo está alertada (el contador presionó "Alertar" pero no tecleó una cantidad) no se puede verificar hacia un ajuste. El sistema lo bloquea con: "La fila no tiene un conteo físico registrado (solo bandera / sin tocar) — cuenta la pieza antes de verificar." Esto evita el error clásico de que una bandera sin conteo ponga el stock en cero. Si de verdad hay que ajustar, pídele al contador que cuente la pieza (o cuéntala tú desde la pantalla de detalle) y luego verifica.

4. Casos en que Verificar se bloquea (y por qué)

Verificar es la acción con más resguardos, porque termina moviendo inventario. Estos son los frenos que te puedes encontrar, con su razón:

1. "Se requiere el rol 'Stock Manager'…" — Verificar una discrepancia intenta crear el Stock Reconciliation, y eso exige el rol Stock Manager. Ser gerente de conteo (Sales Manager) no te da ese permiso automáticamente; es un rol separado, a propósito, para que la superficie de conteo no sea una puerta trasera a cambiar stock. Si te sale este error, toda la verificación se revierte (no queda a medias) y hay que pedir que te asignen Stock Manager, o que verifique alguien que lo tenga.

2. "El stock del sistema cambió desde el snapshot del conteo…" — Entre el momento en que se fotografió el inventario (snapshot) y el momento en que vas a ajustar, hubo una venta o una entrada que movió ese Bin. Como el ajuste fija una cantidad absoluta, aplicarlo ahora borraría ese movimiento intermedio. El sistema te obliga a recontar la pieza antes de ajustar. Es correcto: no confíes en un conteo ya rebasado por ventas.

3. "Otro usuario debe verificar esta fila…" — Solo aplica a contadores, no a ti. Si el plan pide doble verificación en alertados, el segundo par de ojos no puede ser el mismo que contó. Como gerente estás exento: tu verificación es el segundo control.

4. Bloqueo por stock negativo — Si el ajuste dejaría el Bin en cantidad negativa y el plan tiene Bloquear Stock Entry si dejaría negativo activado, el ajuste automático no se crea y la fila espera tu decisión manual.

Importante: ninguno de estos frenos deja el inventario a medio ajustar. Si algo falla al crear el ajuste, se revierte todo — incluido el cambio de estado de la fila. O queda bien, o no queda; nunca a medias.

5. Crear el ajuste manualmente (cuando el automático está apagado)

Si tu plan tiene apagado el ajuste automático, verificar una discrepancia la deja en verified pero sin ajustar el stock — pasa a tu cola para aprobación explícita. En la pantalla de detalle de la tarea, sobre la tarjeta del artículo, verás un botón Crear SR (solo aparece cuando la fila está verified y aún no tiene ajuste). Al presionarlo se genera el Stock Reconciliation y la fila pasa a resolved.

El botón Crear SR también exige rol Stock Manager y respeta el mismo freno de "el stock cambió desde el snapshot". Es idempotente: si la fila ya tiene un ajuste ligado, no crea otro; te devuelve el existente.

Para el detalle de cómo se arma ese ajuste (fecha contable, valuación, cuenta de ajuste), consulta Ajustes: reconciliación de stock.

6. Cerrar la tarea con un veredicto

Cuando ya no queden filas por resolver, cierra la tarea. Cerrar es lo que la saca de tu bandeja y la manda al Historial con una etiqueta permanente de qué pasó.

1. En la ventana Resolver conteo (o arriba en la pantalla de detalle), el botón Cerrar tarea se habilita solo cuando no queda ninguna fila pendiente de contar ni pendiente de resolver.

2. Elige el verdicto:

   • Limpia — sin alertas ni discrepancias: el conteo salió perfecto, todo cuadró.
   • Con alertas — registradas, sin acción: hubo alertas o diferencias, quedaron documentadas, pero decidiste no ajustar.
   • Aprobada por manager — SR ya creado: revisaste, verificaste y ya se generaron los ajustes de inventario.
   • Rechazada — re-asignar: el conteo no sirve; hay que rehacerlo.

3. Presiona Cerrar. La tarea pasa a estado completada y la ventana se cierra sola.

[captura: ventana "Cerrar tarea — verdicto" con el desplegable de los cuatro veredictos abierto]

Nota: el veredicto no cambia el inventario — los ajustes ya se hicieron (o no) en el paso de Verificar. El veredicto es tu firma gerencial: queda en el Historial para auditoría y para medir a tu equipo. Elige el que describa honestamente lo que pasó.

Qué pasa con las diferencias que dejaste sin ajustar

Al cerrar, cualquier fila que quede en discrepancy o flagged no se pierde: se reprograma para un re-conteo en unos días, para que vuelva a caer en el pool. Los plazos los define el plan:

• Discrepancias: por omisión 15 días (campo Re-conteo de discrepancias (días)).
• Alertas: por omisión 7 días, más corto porque suelen ser problemas activos (campo Re-conteo de alertados (días)).

Así, un problema que hoy decidiste no ajustar regresa solo a la rotación; no se te olvida.

Advertencia: la interfaz te pide resolver cada discrepancia y cada alerta (verificar o rechazar) antes de habilitar Cerrar tarea. Solo pueden quedar sin resolver por rutas fuera de la pantalla. Lo normal y recomendado es resolver todo y cerrar limpio.

7. Reasignar una tarea (si el contador no puede terminar)

Desde la pestaña Historial, en tareas que sigan abiertas (assigned, in_progress), el ícono de reasignar te deja pasarla a otro contador. Solo aparecen contadores habilitados que cubran ese almacén. Es seguro: los conteos ya guardados no se pierden al reasignar, porque están ligados a los renglones, no al usuario. No se pueden reasignar tareas ya cerradas o en revisión.

Errores frecuentes y qué significan

• "No hay tareas esperando revisión." — Tu bandeja está vacía; nadie ha enviado conteos, o ya los cerraste todos.
• "La tarea está en {estado}; debe estar en awaiting_review." — Intentaste cerrar algo que aún no está en revisión (todavía lo está contando el empleado) o que ya se cerró.
• "No se puede cerrar: N fila(s) sin contar." — Hay renglones que el contador nunca tocó. No se puede cerrar hasta contarlos; reasigna o pide que se complete el conteo.
• "La tienda de esta tarea no está en tu ámbito." — Es de una tienda fuera de tu alcance. Solo un gerente de esa tienda (o un administrador) puede resolverla.

Documentos relacionados: Configurar la rotación · Ajustes: reconciliación de stock · Salud de inventario.