Conteo de inventario y ajustes

Contar el inventario es comparar lo que hay físicamente en el estante contra lo que dice el sistema. Cuando hay diferencia, se corrige (ajuste). Esto mantiene el inventario confiable para vender y para pedir mercancía.

Es la misma idea que ERPNext llama Reconciliación de stock: "el proceso de contar y evaluar las existencias, de forma periódica y al cierre de año, para valuar el inventario… se revisan las existencias físicas reales y se registran en el sistema. Las existencias reales y las del sistema deben coincidir; si no, se usa la herramienta de Reconciliación de stock para cuadrarlas". Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/stock-reconciliation

Regla de Doco: cuenta con la tienda cerrada o sin movimiento. Si cuentas mientras se está vendiendo, el número del sistema cambia mientras cuentas y nunca vas a cuadrar. En Doco hay dos formas de contar: el conteo cíclico diario (poco a poco, desde la app Mercado) y el conteo completo al cierre (con la Reconciliación de stock). Abajo se explican ambos.

Conteo cíclico diario (app Mercado)

Cada día el sistema te asigna un puñado de productos para revisar. Así se cuenta poco a poco, sin cerrar toda la tienda ni parar la operación.

1. Abre Mercado y entra a Conteo cíclico (Conteo de inventario).
2. En la tarjeta de hoy toca Iniciar conteo (la primera vez) o Continuar conteo (si ya empezaste).
3. Para cada producto, cuenta las piezas físicas y captúralas en Conteo físico con los botones + / − o escribiendo el número.
4. Compara con Sistema, que es lo que el sistema cree que hay.
5. Si algo no cuadra (producto dañado, mal código, mal acomodado, etc.), toca Alertar, elige la Razón y, si se pide, adjunta una Foto evidencia.
6. Al terminar toca Enviar conteo. Si aún te faltan productos, toca Guardar avance para no perder lo contado.

[captura: pantalla de conteo con "Conteo físico" a la izquierda, "Sistema" a la derecha y los botones Alertar y Enviar conteo]

Razones que puedes elegir al Alertar:

• Cantidad equivocada — hay más o menos piezas que en el sistema.
• Costo equivocado — el costo registrado no es correcto.
• Datos del producto erróneos — nombre o descripción mal.
• Código de barras incorrecto — el código no corresponde.
• Daño físico — producto roto o inservible.
• Ubicación incorrecta — está en otro lugar del que dice.
• Otro — cualquier otra cosa; explícala en las notas.

Nota: si aparece conteo ciego, no verás el número del sistema hasta enviar. Es a propósito, para que cuentes sin dejarte llevar por la cifra esperada. Nota: los productos con IMEI / número de serie se cuentan escaneando cada pieza; la lista de IMEIs define la cantidad.

Revisión y ajuste (gerente)

Los conteos con diferencia no cambian el inventario solos: un gerente los revisa primero. Contar y corregir son dos pasos distintos, y a propósito.

1. En Conteo cíclico, el gerente entra a la pestaña Por revisar.
2. Por cada fila puede: Verificar (aceptar el conteo), Crear SR (crear el ajuste de inventario, es decir la Reconciliación de stock) o Rechazar flag (descartar la alerta).
3. Al terminar, usa Cerrar tarea y elige el veredicto: Limpia, Con alertas, Aprobada por manager o Rechazada.

Regla de Doco: crear el ajuste (Crear SR) requiere el permiso Stock Manager. Es a propósito: contar no da permiso automático de mover el inventario contable. Además, quien verifica una fila debe ser una persona distinta a quien la contó (salvo que un gerente lo revise), para que nadie apruebe su propio conteo.

Nota: cuando verificas una discrepancia, el sistema arma y envía la Reconciliación de stock por ti, con la cantidad que contó el empleado, y le adjunta el contexto (tarea, fila, número del sistema, número contado y quién verificó). Ese es el camino recomendado porque deja rastro completo. Los detalles de qué significan la cantidad, la valuación y la cuenta de ajuste están en la página Ajustes de inventario: la Reconciliación de Stock.

Conteo completo y ajuste directo (gerente)

Para un conteo total al cierre, o para cuadrar un producto puntual fuera del ciclo, se usa directamente la Reconciliación de stock (Stock Reconciliation):

1. Abre el buscador y escribe Reconciliación de stock (Stock Reconciliation). Da clic en + Agregar (New).
2. En Propósito (Purpose) elige Stock Reconciliation (usa Opening Stock solo para cargar inventario inicial).
3. Usa el botón para traer los artículos del almacén (Fetch Items from Warehouse): el sistema llena la Cantidad (Qty) y el Costo (Valuation Rate) actuales.
4. Cambia la columna Cantidad (Qty) al número real que contaste.
5. Da clic en Guardar y Validar (Submit). El sistema deja el inventario igual a lo que contaste y registra solo la diferencia. Referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/stock-reconciliation

Nota: la diferencia de valor se registra sola en la cuenta de ajuste de inventario (Stock Adjustment). Tú solo capturas la cantidad real. Advertencia: la reconciliación sobrescribe el inventario con lo que capturas; fija una cantidad absoluta, no suma ni resta. Cuenta con cuidado antes de validar, porque un número mal escrito descuadra el almacén y puede borrar movimientos ocurridos entre tu conteo y el guardado. Los detalles finos (costo, fecha, cuenta de diferencia) están en la página de la Reconciliación de Stock.

Nota: si en el menú de Mercado no ves Conteo cíclico, es porque esa función depende de la configuración de tu tienda; confirma con tu configuración o pídela a tu gerente. El conteo completo por Reconciliación de stock siempre está disponible para quien tenga el rol Stock Manager.

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