Registrar un cliente

Registrar un cliente es dar de alta a la persona o al negocio al que le vas a vender, darle crédito o hacerle una factura. Con los datos mínimos ya puedes venderle en el mostrador; el RFC y los datos fiscales solo hacen falta cuando el cliente vaya a pedir factura (CFDI).

En ERPNext, el Cliente (Customer) es el registro maestro que amarra todas las ventas, pagos y devoluciones de esa persona o negocio. Antes de crearlo conviene tener claro a qué Grupo de clientes pertenece, su Territorio y, si aplica, su política de crédito; la documentación oficial recomienda confirmar estos puntos antes de dar de alta el registro (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/customer).

Crear el cliente

1. Abre el buscador (la lupa de arriba) y escribe Cliente (Customer). Entra a la lista y da clic en + Agregar Cliente (New).
2. En Nombre del cliente (Customer Name) escribe el nombre de la persona o del negocio.
3. En Tipo de cliente (Customer Type) elige Individual para una persona o Empresa (Company) para un negocio.
4. En Grupo de clientes (Customer Group) elige el grupo que use tu tienda (por ejemplo Individual, Comercial o Mostrador).
5. En Territorio (Territory) elige tu plaza o deja el que aparece por defecto.
6. Da clic en Guardar (Save). Con esto el cliente ya existe y puedes venderle.

Este es el mismo orden que marca ERPNext: capturas el nombre, eliges Tipo, Grupo y Territorio y guardas; enseguida conviene agregar la dirección de facturación y el contacto principal para que estén disponibles cuando alguien haga una cotización o una venta (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/customer).

[captura: formulario de Cliente con Nombre del cliente, Tipo de cliente, Grupo de clientes y Territorio]

Qué es el Grupo de clientes

El Grupo de clientes (Customer Group) es una clasificación de clientes, normalmente por segmento de mercado (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/concepts-and-terms). Sirve para reportes y, además, es un nivel donde se puede fijar una política de crédito compartida para todo un tipo de cliente. Usa un grupo que represente un segmento reutilizable (Mostrador, Mayoreo, Gobierno…); lo que es específico de un solo cliente va en el cliente, no en el grupo (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/customer-group).

Agregar el teléfono

El teléfono no se guarda en la primera pantalla del cliente, sino en el Contacto (Contact) ligado a él.

1. Con el cliente ya guardado, baja a la sección de Contacto (Contact) y da clic para agregar un contacto nuevo.
2. Captura el Nombre y el Móvil / Teléfono (Mobile No / Phone) del cliente.
3. Da clic en Guardar.

En el mostrador (POSAwesome) también puedes crear o editar al cliente y capturar su teléfono al momento de cobrar; ese dato queda ligado al mismo Contacto del cliente, no en un lugar aparte. Así el POS sigue siendo rápido y el registro del cliente queda completo. Confirma con tu configuración cómo está habilitada la captura rápida de cliente en tu caja.

Datos para factura (RFC) — opcional

Solo llena esto si el cliente pedirá factura:

1. En el campo Tax ID (RFC) escribe el RFC del cliente (12 caracteres para empresa, 13 para persona física).
2. Captura el nombre o razón social tal como viene en la Constancia de Situación Fiscal (CSF).
3. En SAT Tax Regime (Régimen fiscal) elige el régimen del cliente.
4. En SAT CFDI Use (Uso del CFDI) elige el uso que te indique el cliente.
5. Agrega la dirección fiscal con el código postal registrado en la CSF.
6. Da clic en Guardar.

Nota: estos campos son opcionales. Si el cliente solo quiere su ticket, no los necesitas. Importante: el RFC debe ir sin espacios ni guiones. Si está mal escrito, la factura será rechazada por el SAT.

No dupliques clientes

Antes de crear un cliente nuevo, búscalo por nombre o por teléfono. La propia guía de ERPNext advierte que no conviene crear otro Cliente solo porque no lo encontraste a la primera; verifica primero, porque un duplicado parte el historial y el saldo entre dos registros (referencia: https://docs.frappe.io/erpnext/customer).

Regla de Doco: un cliente, un registro. Si el mismo cliente aparece dos veces, su saldo y su historial de compras quedan divididos y la cobranza deja de cuadrar. Ante la duda, busca primero y crea después.

Nota: este manual asume el Desk en español. Si tu pantalla está en inglés, usa los nombres en inglés que van entre paréntesis.

Relacionado

• Historial y saldo del cliente
• Ventas a crédito (Financiamiento)
• Pagos pendientes (cobranza)